Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel voor een opdracht met prijsopgave aan een klant. In een offerte is vaak een gedetailleerde omschrijving te vinden van de producten of diensten die geleverd moeten worden om aan de opdracht te kunnen voldoen.

Wat staat er in een offerte?

Voordat je begint is het handig om de betrouwbaarheid van de klant te checken via het handelsregister van de KVK. Vervolgens kun je bepalen of je de offerte zelf gaat maken of met behulp van een programma. In eerste instantie gaat het bij een offerte om een omschrijving van de opdracht en een prijsindicatie. Is de prijs gebaseerd op een uurtarief of materiaalkosten? Is het misschien een spoedklus? Vergeet ook de gegevens van je bedrijf niet te vermelden. Denk aan contactgegevens, bankrekeningnummer, BTW, kamer van koophandel en eventueel het bedrijfslogo. Denk ook aan de datum van de offerte en een offertenummer. Laat daarnaast zien dat je geïnteresseerd bent in het bedrijf van de klant door eventueel mee te denken met extra’s die speciaal voor hen van toepassing kunnen zijn.

Met een offerte kun je een (commerciële) opdracht binnenhalen. Daarom is het handig om naast het omschrijven van de opdracht en een prijsindicatie informatie over je bedrijf te geven. Positieve reviews van klanten en een mooie opmaak kunnen ook helpen om de klant over de streep te trekken. Sluit af met de mededeling dat de klant altijd kan bellen met eventuele vragen en verwijs naar de algemene voorwaarden van het bedrijf. Als de offerte wordt goedgekeurd en ondertekend, kan de leverancier gaan leveren. Dit heet juridisch gezien ‘de aanvaarding’.

Hoe ziet een offerte eruit?

Er zijn geen regels voor de opzet van een offerte, maar het is wel je visitekaartje. Daarom is het handig om er wel aandacht aan te besteden. Je kan bijvoorbeeld de stijl van je bedrijf erin doorvoeren en zorgen dat het mooi en overzichtelijk eruit ziet. Let ook op de uitlijning en gebruik van alinea’s. Alles moet goed leesbaar zijn. Qua opmaak lijkt het veel op een factuur. Verstuur de offerte in PDF vorm. Dan weet je zeker dat deze niet zo maar aangepast kan worden.

Hoe lang is een offerte geldig?

De gangbare geldigheid van een offerte is 30 dagen. Deze beschermt de klant, niet de leverancier. Dit zorgt ervoor dat de offerte niet zo maar kan worden ingetrokken. Als een termijn ontbreekt, kan dit dus wel. Een vrijblijvende offerte mag altijd door de leverancier worden ingetrokken.