Alle artikelen

Hoe maak je een professionele offerte? + offerte voorbeeld

Sommige ondernemers denken dat een offerte enkel dient als een formaliteit om potentiële opdrachtgevers te informeren over de kosten van producten of diensten. Die gedachte zorgt voor gemiste kansen; een professionele offerte is namelijk meer dan een kostenoverzicht. Het is een uitgedacht voorstel over hoe jij als ondernemer de potentiële klant het beste kunt bedienen en wat ze hiervoor terug mogen verwachten. Zie het als een van de laatste stappen in het salesproces waar nog veel te winnen is.

Maar hoe zorg je ervoor dat de offerte die je opstelt die meer is dan een kostenraming? En hoe zorg je ervoor dat een professionele offerte je helpt de ideale opdrachtgevers voor je te winnen? Aan de hand van een paar handige tips en een voorbeeld offerte leggen we uit hoe je eenvoudig een offerte kan maken.

Hoe maak je een offerte?

Een professionele offerte maken kun je op verschillende manieren aanpakken en hoeft niet te voldoen aan een wettelijk eisenpakket. Toch, om onduidelijkheden te voorkomen en je potentiële opdrachtgever te voorzien van een compleet overzicht, is het handig om hierin de volgende zaken op te nemen:

  • de adresgegevens van de potentiële opdrachtgever
  • je eigen gegevens zoals je naam, adres en KVK-nummer
  • het unieke offertenummer
  • de datum van de dag waarop de offerte is verstuurd
  • de geldigheidstermijn van de offerte
  • een omschrijving van de te leveren diensten of producten
  • de prijzen exclusief btw en vervolgens de prijs inclusief btw en het percentage
  • een verwijzing naar de algemene voorwaarden en de voorwaarden waaronder je de offerte verstrekt
  • hoe de klant akkoord kan geven op je voorstel

Daarnaast is de inhoud van een offerte relevant. Je kunt het natuurlijk beknopt houden en alle informatie over een à twee pagina’s uitspreiden. Wil je iets extra’s bieden aan je klant en écht opvallen? Denk dan eens na over onderstaande inhoud:

Voorblad: plaats hierop het logo van je onderneming en de naam of de onderneming van je potentiële opdrachtgever. Zo weet de opdrachtgever dat de offerte speciaal voor hem gemaakt is.

Omschrijving vraagstuk: beschrijf hier met welk vraagstuk de potentiële opdrachtgever je benaderd heeft en wat er is overeengekomen in de gesprekken die jullie eerder hebben gehad. Je kunt hierin ook de voorwaarden opnemen waaronder de offerte geldig is. 

Kostenoverzicht: uiteindelijk draait een goede offerte om een duidelijk kostenoverzicht van de diensten waarmee jij je potentiële opdrachtgever voorziet in zijn behoeften. Zorg dat je hier eerlijk en transparant over bent en benoem ook eventuele extra kosten. Dit onderdeel kan soms enkele pagina’s lang zijn. 

Over je onderneming: Hier kun je nog één keer laten zien wat jouw onderneming uniek maakt. Benoem hier de visie van je onderneming en de waarde van je producten en diensten.

Maak je offerte uniek

Je hebt nu de juiste gegevens en een idee voor de opbouw van je offerte, maar het uniek maken is misschien nog wel het belangrijkst. Dit kun je zowel in de vormgeving als in de tekst doen.

Teksten: de teksten in je offerte hebben de kracht om een potentiële opdrachtgever voor jouw product of diensten te laten kiezen. Een tip is daarom om alle teksten te schrijven met de unieke tone of voice van jouw onderneming. Strooi niet met formele termen wanneer je normaal communiceert in spreektaal. Denk ook na over hoe je de teksten persoonlijker kunt maken, bijvoorbeeld in de omschrijving van het vraagstuk. Hierin kun je teruggrijpen naar quotes of zaken die zijn besproken tijdens een eerder salesgesprek. Dat geeft je potentiële opdrachtgever het gevoel dat er naar hem is geluisterd.

Vormgeving: niets is zo zonde als een goede offerte zonder huisstijl of opmaak. Want stel je gaat uiteten in een goed restaurant, dan wil je niet dat wat je op je bord krijgt, er onsmakelijk uitziet. Het oog wil ook wat. Maak daarom je offerte template op in de huisstijl van je onderneming. Laat de huisstijlelementen en het logo op iedere pagina terugkomen. Dat is niet alleen herkenbaar maar het straalt ook aandacht en professionaliteit uit. 

Online offertes maken met software

Een makkelijk en efficiënt hulpmiddel bij het maken en versturen van je offertes is het gebruik van een offerteprogramma. Veel ondernemers gebruiken geen speciale software bij het opmaken van hun offertes. Het grote voordeel van offertesoftware is dat het, je raadt het al, is toegespitst op het maken van offertes. Waar een tekstverwerkingsprogramma vaak te wensen overlaat qua mogelijkheden in vormgeving, kun je met goede offertesoftware bijvoorbeeld je offertes opmaken in de huisstijl van je onderneming. Dat is wel zo fijn, gezien je offertes nu in een handmondraai, zónder er iemand voor in te hoeven huren, zeer professioneel ogen.

Daarnaast is het handig als je offertesoftware de optie ondersteunt om offertes direct door de klant te laten accepteren en ondertekenen. Natuurlijk wil je zeker niet teveel tijd kwijt zijn aan je administratie, dus een andere handige functionaliteit van offertesoftware is dat je offertes direct kunt omzetten naar een factuur. Bedrijfssoftware Gripp maakt het zelfs mogelijk dat je de klant verschillende opties aanbiedt in een offerte, waarbij de klant zelf kan aangeven welke opties hij wel of niet accepteert. Enkel de geaccepteerde opties kun je vervolgens omzetten naar een factuur, zonder extra handwerk.

Uitgebreide offerte voorbeeld

Iedere offerte is uniek, je wilt als bedrijf een onderscheidend voorstel presenteren aan je prospects. Maar een voorbeeld offerte is een goed middel ter inspiratie en om de eerste stap te zetten richting het maken van een professionele offerte. Met behulp van dit uitgebreide offerte voorbeeld pdf wordt het maken van een offerte een stuk makkelijker en zorg je ervoor dat die droomklant jouw voorstel niet kan weerstaan.

Net als 2.000+ bedrijven ook jouw zaken in zicht?

  • Efficiënte, gestroomlijnde bedrijfsprocessen
  • Minder fouten, meer werkplezier
  • Sneller en verantwoord groeien
  • Datagedreven ondernemen

The proof of the pudding…

..is in the eating. Probeer daarom Gripp bedrijfssoftware 14 dagen kosteloos uit. Geheel vrijblijvend. En zonder beperkingen.
Probeer nu gratis