2024 in met de juiste Gripp instellingen
De jaarwisseling komt dichterbij en bijna luiden we weer een nieuw jaar in. Om 2024 zo efficiënt mogelijk te beginnen, kun je in Gripp al een paar instellingen doen om zo latere moeilijkheden te voorkomen.
Factuurnummers Aanpassen: Vanaf 1 januari kun je voor 2024 een nieuwe nummerreeks instellen voor je verkoopfacturen. Dit doe je in het blauw gekleurde blok dat vanaf 1 januari vanzelf bij je verkoopfacturen in beeld verschijnt. Mocht je het jaartal willen hanteren in je nummerreeks, let dan goed op de hoeveelheid cijfers die je plaatst achter het jaartal! Wij adviseren minimaal vier cijfers te hanteren achter het jaartal, dus 20240000. Kies je voor drie cijfers, dan houdt dit in dat je ´slechts’ 999 facturen kunt versturen met deze nummerreeks (2024999), daarna telt de nummerreeks vanzelf door naar 2025000.
Onderstaand scherm verschijnt in beeld tot de eerste factuur verzonden is, of tot je zelf het scherm weg klikt.
Mocht je ook andere nummerreeksen willen aanpassen, bijvoorbeeld van je offertes/opdrachten, dan kun je dit doen via het tandwieltje > Instellingen > tabblad Algemeen > Bewerken > scroll naar beneden > pas de nummering aan > Opslaan.
Meer hierover lees je in het artikel Startnummers instellen.
Productprijzen aanpassen: Wil je in 2024 nieuwe prijzen hanteren voor je producten, dan dien je een aantal stappen te doorlopen om deze prijzen overal in Gripp door te voeren. Ga naar het onderdeel Producten > selecteer het juiste tabblad > klik op het export-icoontje.
Kies het bestandstype van je voorkeur (.CSV of .XLXS) en pas vervolgens in het exportbestand je prijzen aan. Let er op dat je niets wijzigt aan de product nummers en controleer of alle producten een uniek nummer hebben. Sla dit bestand op en ga dan in Gripp naar instellingen (via tandwiel) > Gegevens importeren > Producten. Importeer hier het nieuwe bestand en kies voor de optie Gegevens overschrijven. De oude prijzen worden vervolgens overschreven door de nieuwe prijzen.
Wanneer je bij het importeren kiest voor de optie Gegevens overschrijven is het niet mogelijk met hetzelfde bestand ook nieuwe producten te importeren. Wil je nieuwe producten toevoegen aan je Gripp-account, dan dien je deze producten via een apart bestand te importeren.
Heb je de betreffende producten in gebruik in basisoffertes, basisopdrachten, contracten of pakketten, dan blijven hierin in eerste instantie de oorspronkelijke prijzen gehanteerd. Wil je in deze onderdelen de nieuwe prijzen doorvoeren, dan selecteer je in het product-overzicht de betreffende producten (door rechts een vinkje te plaatsen) en klik je rechts op ‘Prijswijzigingen doorvoeren’. Vervolgens kun je in de pop-up precies aangeven in welke onderdelen je de prijswijzigingen wilt doorvoeren.
Verlof: Maak je of wil je gebruik gaan maken van de verlofmodule, let er dan op dat je voor 2024 nieuwe verlofbudgetten dient in te stellen. Je kunt de overgebleven uren uit 2023 overnemen, zodat deze opgeteld worden bij het nieuwe budget. Ook de feestdagen dien je voor 2024 opnieuw in te stellen. Deze worden dan direct getoond in de agenda. Zie voor meer informatie het artikel Verlofmodule instellen.
Het jaar afsluiten (alleen voor boekhoudmodule): Let op! Dit onderdeel geldt alleen voor gebruikers die de boekhoudmodule van Gripp gebruiken. Voor de overige Gripp-gebruikers geldt dat de boekhouding in het door hen gebruikte boekhoudpakket afgesloten moet worden
Wanneer je alles uit 2023 verwerkt hebt in Gripp, kun je het boekjaar gaan afsluiten. Lees hier eventueel meer over in Handleiding 6 afsluiten boekjaar. In Boekhouding > Belasting & BTW vind je aan de rechterkant onder Acties een knop voor het downloaden van een auditfile. Let op! Hierbij komt het lopende jaar in beeld. Als je de auditfile voor 2023 uit wil draaien in 2024, dien je hier eerst het jaar 2023 te selecteren. Dit bestand kun je naar je boekhouder/accountant sturen, zodat de jaarrekening opgemaakt kan worden.
Nu ben je helemaal klaar om efficiënt het nieuwe jaar te starten. Alvast in de kerststemming komen? Bekijk dan onderstaande video.
