Instellen van de verlofmodule

De verlofmodule is geactiveerd vanaf Gripp Professional.
Indien je hier geen gebruik van wil maken kun je deze deactiveren via instellingen > tabblad integraties. Daar hier op bewerken te klikken, kun je de blauwe schuif uit zetten.

Instellen van de verlofbudgetten

Gripp kent twee saldi die vooraf voorzien kunnen worden van een beginwaarde. Het betreffen de saldi "Vakantieuren" en "Overuren". Beiden kunnen per jaar voorzien worden van een nieuwe beginwaarde. Je kunt een saldo instellen door naar de 'Medewerkers'-pagina te gaan, en vervolgens te klikken op 'Verlofbudgetten instellen'. Je ziet vervolgens onderstaande pop-up:

Bovenaan kies je het gewenste jaar, en het type waarvoor je de beginbudgetten wilt instellen. Gripp toont het restant van het jaar ervoor, en een invoerveld met daarin het aantal uur dat je wilt overnemen van dat jaar. Rechts ernaast zie je het nieuwe saldo voor het geselecteerde jaar. Afhankelijk van de afspraken met je medewerkers vul je hier het aantal verlofuren in. Je kunt tot slot eventueel een notitie toevoegen, bijvoorbeeld als er afwijkende afspraken met de medewerker zijn gemaakt. Na het opslaan zijn de budgetten ingesteld.

Bij een wijziging van een arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld als iemand parttime gaat werken), kun je via dezelfde stappen als hierboven het budget aanpassen.

Voor je gebruik kunt gaan maken van het onderdeel Overuren in Gripp is het niet per sé nodig een saldo in te vullen bij het onderdeel Overuren, maar je dient deze pagina in de pop-up wel een keer op te slaan, om het onderdeel in je Gripp-account te activeren.

Instellen van de feestdagen

Naast werkroosters kent Gripp ook collectieve feestdagen. Deze feestdagen worden in Gripp verrekend met de roosteruren. Zo zie je bij de planning dat er op algemene feestdagen niet gewerkt wordt, en zal er bij het urenschrijven minder uur geschreven hoeven worden om toch 100% te behalen.

Om feestdagen in te stellen, ga je naar de 'Medewerkers'-pagina, en klik je op 'Feestdagen instellen'. Onderstaande pop-up verschijnt:

Kies het betreffende jaar, en klik op de link 'Standaard feestdagen inladen' om direct de standaard Nederlandse feestdagen in te laden. Je kunt extra feestdagen toevoegen middels de knop 'Feestdag toevoegen', of feestdagen verwijderen door met de muis op de betreffende regel te staan, en te kiezen voor 'Verwijderen'.

Instellen van de rechten

Verschillende facetten van de verlofmodule zijn aan of uit te zetten via de rechtenprofielen. Je kunt deze benaderen via Instellingen > Rechtenprofielen > tabblad Algemene Rechten. Onderstaande rechtenprofielen zijn van invloed bij het al dan niet zichtbaar worden van de diverse functies:

Uren > Mag verlofaanvraag aanmaken en bewerken voor zichzelf
Uren > Mag verlofaanvraag aanmaken en bewerken voor zichzelf en anderen
Uren > Mag uren en verlof van zichzelf en anderen fiatteren
Medewerkers > Verlofaanvraagoverzicht
Rapportage > Verlof
Rapportage > Verzuim

Activeren van de widgets

Er zijn twee widgets ontwikkeld met betrekking tot de de verlofmodule. Deze kunnen geactiveerd worden per rechtenprofiel. Ga hiervoor naar Instellingen > Rechtenprofielen > klik het rechtenprofiel aan wat je wil wijzigen > bovenin vind je het tabblad Dashboard Widgets.

Verlof
Goed te keuren verlof

Instellen van de verlofsoorten

De verlofregistratie is flexibel van opzet, zodat eindgebruikers zelf verlofsoorten (tandarts, vakantie, e.d.) toe kunnen voegen. Je vindt deze instellingen via Instellingen > Tabblad Verlof.

Let op: wijzigingen worden direct doorgevoerd, ook in bestaande geschreven uren. Aanpassing van deze instellingen kan gevolgen hebben voor de verlofsaldi! Het aanpassen van bestaande verlofsoorten dien je alleen te doen wanneer je zeker weet dat dit geen ongewenste gevolgen heeft.

Je kunt op de gebruikelijke wijze regels aanmaken en bewerken. Zelf toegevoegde verlofsoorten kun je verwijderen. Een aantal verlofsoorten zijn vooraf bepaald, en kunnen niet verwijderd worden. De betekenis van de velden wordt hieronder uitgelegd:

Naam: de naam van de verlofsoort zoals deze getoond wordt aan de medewerkers.
Invloed op saldo: De verlofmodule kent een tweetal saldi: een vakantieurensaldo en een overurensaldo. Bij het schrijven van verlofuren wordt afhankelijk van deze instelling bepaald wat de invloed op een van deze saldi is.
Invloed op urentelling: Bij elke verlofsoort kun je aangeven wat de invloed is op de totaaltelling in het week-urenschrijvenformulier.
Type: Voor het overzichtelijk tonen van de verlofsoorten kunnen deze worden onderverdeeld is aanwezigheid en afwezigheid. Hieraan is verder geen achterliggende andere werking gekoppeld.
Weergeven urenformulier: Geeft aan of de betreffende verlofsoort getoond moet worden bij het week-urenschrijvenformulier.
Weergeven verlofaanvraag: Deze optie geeft aan of de verlofsoort getoond moet worden bij de verlofaanvraagpop-up, die o.a. opgeroepen kan worden via de widget 'Mijn verlof'.

In de getoonde screenshot zie je de standaardwaarden van Gripp, mocht je daarop terug willen grijpen.

Voorbeeld

We nemen als voorbeeld de verlofsoort 'Vakantie / vrij'. Wanneer uren geschreven worden op deze verlofsoort, dan heeft dat invloed op het saldo 'Vakantieuren'. Deze worden door de instelling 'Vakantieuren afschrijven' dus afgeschreven. Bij het weekformulier moeten geschreven vakantieuren bijdragen aan de totale invulling van het rooster, zodat een medewerker aan het einde van de week bijvoorbeeld 40 van de 40 uur geschreven heeft (100%), ondanks dat hij/zij een middag vrij is geweest. De verlofsoort valt onder 'Afwezigheid', en zal getoond worden op het urenformulier, en tevens in de globale Verlofaanvraagpop-up.