Wat is een workflow?

Letterlijk vertaalt betekent workflow ‘werkstroom’. Het is een vaststaande herhaalbare werkwijze door middel van menselijke en geautomatiseerde handelingen van een organisatie of bedrijf om inzicht en overzicht te houden op informatiestromen binnen een proces. Het zijn de stappen die worden gemaakt van het begin van een project of proces naar het eind. Workflows komen voor in elk type organisatie, bedrijf en branche. Een workflow kan dus ook bestaan zonder dat iedereen zich hier bewust van is. Het bewust toepassen van een workflow kan echter mooie voordelen met zich meebrengen.

Waarom een workflow toepassen?

Wanneer er bewust wordt gekozen voor een bepaalde workflow, kunnen processen geoptimaliseerd worden. Hierdoor ontstaat in eerste instantie meer structuur, waardoor efficiënter gewerkt kan worden. Daarmee komt tijdswinst, werkgeluk, betere klantgerichtheid, beter gerichte en transparante campagnes en wellicht meer winst.

Hoe pas je een workflow toe?

Er zijn verschillende manieren om ergens te komen. Dat geldt ook voor doelen binnen in een bedrijf of organisatie. Wat de meest efficiënte manier is bij de visie van jouw bedrijf, bepaal je zelf. Wel kan het helpen een aantal basis stappen te volgen om tot de basis van een workflow te komen. De details kunnen daarna worden aangepast.

• Maak inzichtelijk wat de huidige structuren van werken zijn binnen het bedrijf, per afdeling. Welke stappen maken deel uit van welk proces? Bepaal wat er gedaan moet worden, door wie, op welke manier en wanneer het af moet zijn. (Bijv. het inwerken van een nieuwe medewerker, het afhandelen van een klacht, het opzetten van een webinar.)
• Schrijf dit eventueel eerst op papier uit.
• Houd rekening met eventuele blokkades in je planning. De workflow wordt pas echt een ‘flow’ als alle taken in een vaste volgorde kunnen worden uitgevoerd. Hoe erg ben je afhankelijk van sommige onderdelen van je planning? Zou het ergens mis kunnen lopen? Hoe kun je hier vooraf al op inspelen?
• Een workflow wordt meestal ondersteund door software, waardoor een aantal taken geautomatiseerd kunnen worden. Dit kan specifieke software zijn of een onderdeel van een CRM of ERP systeem.
• Welke taken kun je automatiseren? Automatiseer het liefst de simpele taken, bijvoorbeeld een automatische herinnering sturen als een factuur niet betaald wordt. Werknemers kunnen zo meer tijd besteden aan zaken die meer aandacht nodig hebben.
• Probeer de workflow een tijdje uit.
• Tijdens het uitvoeren van een workflow kunnen situaties veranderen. Er wordt bijvoorbeeld een nieuwe medewerker aangenomen of er wordt een nieuw systeem geïnstalleerd. Daarom is het handig om elk kwartaal de workflow te evalueren om deze te blijven optimaliseren.

Workflowtypes

Hieronder staan drie soorten workflows die je in jouw bedrijf kunt gebruiken:
• Proces-workflow
• Case-workflow
• Project-workflow

Workflows vinden plaats in de hele bedrijfsvoering. Sommige zijn erg gestructureerd en andere zijn ongestructureerd, maar er zijn altijd workflows wanneer gegevens van de ene taak naar de andere worden verplaatst.

Proces-workflow
Een proces-workflow vindt plaats wanneer de reeks taken voorspelbaar en repetitief zijn. Dit betekent dat, voordat iemand met de workflow begint, diegene precies weet welk pad het moet volgen. Workflows voor bedrijfsprocessen zijn ingesteld om een onbeperkt aantal items te verwerken die er doorheen gaan. Een voorbeeld is een goedkeuringswerkstroom voor opdrachten tot inkoop. Zodra het begint, is de workflow ingesteld met enkele variaties en kun je een willekeurig aantal items in één enkele workflow verwerken.

Case-workflow
In een case-workflow weet je niet welk pad nodig is om het item aan het begin te voltooien. Het pad openbaart zich naarmate er meer gegevens worden verzameld. Supporttickets en verzekeringsclaims zijn goede voorbeelden van dit soort gevallen. Het is vanaf het begin niet duidelijk hoe deze items worden verwerkt; pas na enig onderzoek zal het pad zichzelf onthullen. Net als bij procesworkflows, kunnen case-workflows een willekeurig aantal items verwerken, hoewel ze afhankelijk zijn van een menselijke of een intelligente bot om het juiste pad te onderscheiden.

Project workflow
Projecten hebben een gestructureerd pad dat lijkt op processen, maar er kan gaandeweg meer flexibiliteit zijn. Een goed voorbeeld is een project waar de website wordt vernieuwd. Je kunt met redelijke nauwkeurigheid de volgorde van taken voorspellen die nodig zijn om het project te voltooien maar er moet wel ruimte zijn om af te wijken indien het project anders verloopt dan verwacht.