Jaarafsluiting: Op naar 2023 met Gripp

De maand december is begonnen en voor je het weet luiden we weer een nieuw jaar in. Voor een soepele overgang van je Gripp-account naar 2023, brengen wij graag nog een aantal punten extra onder de aandacht.

Factuurnummer aanpassen
Vanaf 1 januari kun je voor 2023 een nieuwe nummerreeks instellen voor je verkoopfacturen. Dit doe je in het blauw gekleurde blok dat vanaf 1 januari vanzelf bij je verkoopfacturen in beeld verschijnt. Mocht je het jaartal willen hanteren in je nummerreeks, let dan goed op de hoeveelheid cijfers die je plaatst achter het jaartal! Wij adviseren minimaal vier cijfers te hanteren achter het jaartal, dus 20230000. Kies je voor drie cijfers, dan houdt dit in dat je ‘slechts’ 999 facturen kunt versturen (2023999) met deze nummerreeks, daarna telt de nummerreeks vanzelf door naar 2024000.

Onderstaand scherm verschijnt in beeld tot de eerste factuur verzonden is, of tot je zelf het scherm weg klikt.

Mocht je ook andere nummerreeksen willen aanpassen, bijvoorbeeld van je offertes/opdrachten, dan kun je dit doen via het tandwieltje > Instellingen > tabblad Algemeen > Bewerken > scroll naar beneden > pas de nummering aan > Opslaan.

Meer hierover lees je in het artikel Startnummers instellen.

Productprijzen aanpassen

Wil je in 2023 nieuwe prijzen hanteren voor je producten, dan dien je een aantal stappen te doorlopen om deze prijzen overal in Gripp door te voeren. Ga naar het onderdeel Producten > selecteer het juiste tabblad > klik op het export-icoontje.

Kies het bestandstype van je voorkeur (CSV of XLXS) en pas vervolgens in het exportbestand je prijzen aan. Let er op dat je niets wijzigt aan de productnummers en controleer of alle producten een uniek nummer hebben. Sla dit bestand op en ga dan in Gripp naar de instellingen (via tandwiel) > Gegevens importeren > Producten. Importeer hier het nieuwe bestand en kies voor de optie Gegevens overschrijven. De oude prijzen worden vervolgens overschreven door de nieuwe prijzen.

Wanneer je bij het importeren kiest voor de optie Gegevens overschrijven is het niet mogelijk met hetzelfde bestand ook nieuwe producten te importeren. Wil je nieuwe producten toevoegen aan je Gripp-account, dan dien je deze producten via een apart bestand te importeren.

Heb je de betreffende producten in gebruik in basisoffertes, basisopdrachten, contracten of pakketten, dan blijven hierin in eerste instantie de oorspronkelijke prijzen gehanteerd. Wil je in deze onderdelen de nieuwe prijzen doorvoeren, dan selecteer je in het product-overzicht de betreffende producten (door rechts een vinkje te plaatsen) en klik je rechts op ‘Prijswijzigingen doorvoeren’. Vervolgens kun je in de pop-up precies aangeven in welke onderdelen je de prijswijzigingen wilt doorvoeren.

Verlof
Maak je of wil je gebruik gaan maken van de verlofmodule, let er dan op dat je voor 2023 nieuwe verlofbudgetten dient in te stellen. Je kunt de overgebleven uren uit 2022 overnemen, zodat deze opgeteld worden bij het nieuwe budget.

Ook de feestdagen dien je voor 2023 opnieuw in te stellen. Deze worden dan direct getoond in de agenda. Zie voor meer informatie het artikel Verlofmodule instellen.

Verlenging jaarovereenkomst Gripp
Als je het afgelopen jaar een jaarovereenkomst hebt afgesloten voor je Gripp-account dan wordt dit niet automatisch verlengd. Wil je graag gebruik blijven maken van het voordeliger jaartarief, dan kun je de overeenkomst zelf met een jaar verlengen in de week ná de vervaldatum van de huidige jaarovereenkomst (dit is altijd de eerste week van een nieuwe maand). Twee weken voor de overeenkomst afloopt ontvang je hierover vanzelf bericht van ons. Wanneer je in deze week de jaarovereenkomst niet verlengt, val je vanzelf terug op maandbetaling met automatische incasso.

Het jaar afsluiten (alleen voor boekhoudmodule)
Let op! Dit onderdeel geldt alleen voor gebruikers die de boekhoudmodule van Gripp gebruiken. Voor de overige Gripp-gebruikers geldt dat de boekhouding in het door hen gebruikte boekhoudpakket afgesloten moet worden.

Wanneer je alles uit 2022 verwerkt hebt in Gripp, kun je het boekjaar gaan afsluiten. Lees hier eventueel meer over in Handleiding 6 afsluiten boekjaar.

In Boekhouding > Belasting & BTW vind je aan de rechterkant onder Acties een knop voor het downloaden van een auditfile. Let op! Hierbij komt het lopende jaar in beeld. Als je de auditfile voor 2022 uit wil draaien in 2023, dien je hier eerst het jaar 2022 te selecteren. Dit bestand kun je naar je boekhouder/accountant sturen, zodat de jaarrekening opgemaakt kan worden.