Bedrijfssoftware die met je meegroeit

Digital agency Convident is sinds de oprichting van hun bedrijf in 2015, klant bij Gripp. In die periode gebruikte ze Gripp voornamelijk voor de lopende opdrachten en facturatie. In de jaren daarna ontdekte Rutger van de Griendt, co-founder bij Convident, dat Gripp nog veel meer voordelen heeft die slim samenwerken. Zo werd Gripp meer en meer een centraal punt voor informatie binnen Convident.

Rutger: ‘’In het begin hadden we onze opdrachten in Gripp en verstuurden we enkel offertes en facturen. Na een tijdje begonnen we steeds meer features in te zetten. We besloten ook over te stappen van ons boekhoudpakket naar de Gripp Boekhoudmodule. In 2017 werd de boekhoudmodule van Gripp uitgebreid en zagen we in dat we tijd kunnen besparen door onze administratie in de boekhoudmodule van Gripp te verwerken. Dat was voor ons weer een handmatige handeling minder. Als je ingewikkelde administratie hebt, is het misschien beter om je boekhoudpakket te koppelen met Gripp, maar voor de meeste MKB bedrijven volstaat de boekhoudmodule van Gripp. Het mooie is dat je hierdoor meer inzichten krijgt, die je niet uit andere pakketten hoeft te halen. Alles staat gewoon in Gripp.’’ 

 ‘’Het is niet langer meer een discussie waar we onze informatie bewaren.’’ 

Meegroeien met de organisatie

‘’Het gebruik van de boekhoudmodule gaf ons meer inzichten in onze cijfers en zo begonnen we de functionaliteiten van Gripp steeds meer te benutten.’’, vervolgt Rutger. ‘’Na het integreren van de boekhoudmodule zijn we gestart met de planning en het werken met taken in de Kanban view die Gripp biedt. Dat houdt het voor het hele team overzichtelijk waar iedereen aan werkt. Daarnaast hebben we ook verschillende koppelingen toegevoegd, zoals de koppeling met Mollie, waardoor klanten facturen kunnen betalen door middel van iDEAL. Recentelijk zijn we overgestapt op Gripp Plus, om ook gebruik te kunnen maken van het klantenportaal. Door de snelle ontwikkelingen die Gripp realiseert, is de bedrijfssoftware steeds relevanter voor ons geworden. Dat is leuk om te zien. Eigenlijk is Gripp met onze behoeften meegegroeid.’’

Eigen koppeling voor onderhoudscontracten

Dat Convident waarde hecht aan efficiënt werken, blijkt niet alleen uit hun manier van werken in Gripp. Wanneer het bedrijf iets mist binnen de tooling, zijn ze zelf innovatief. Rutger: ‘’We ontwikkelen websites, maar verzorgen ook het onderhoud van de websites die we maken. Dit onderhoud bestaat vooral uit kleine taken die periodiek terugkomen. We merkten dat het een rommeltje werd wanneer we deze taken naast andere taken lieten bestaan in Gripp. Daarom wilden we van de onderhoudscontracten een losse takenlijst maken. We hebben toen zelf een koppeling ontwikkelt met Gripp om dit mogelijk te maken. Het werkt eigenlijk heel simpel: In Gripp markeren we de onderhoudscontracten bijvoorbeeld als ‘onderhoudspakket website’. Deze contracten worden middels de API van Gripp ingeladen in het maatwerk systeem van Convident en vervolgens kunnen wij taken aanmaken en inzien die bij dit pakket horen. Wanneer we er daarna aan werken of een opmerking toevoegen, stuurt onze koppeling dit terug naar de timeline van Gripp. Zo is iedereen, inclusief de klant, op de hoogte is van de werkzaamheden die zijn uitgevoerd.’’

‘’Cijfers liegen niet, dat geeft Gripp mooi weer.’’ 

Inzicht zorgt voor overzicht

Rutger: ‘’Voorheen haalden we de informatie die we nodig hadden nog van verschillende plekken. Achteraf gezien kost dat niet alleen veel meer tijd, het is ook onoverzichtelijk. Nu benaderen we alles vanuit één plek en is het niet langer meer een discussie waar we informatie bewaren. Zeker nu we meer op afstand samenwerken is dat erg fijn. Om deze reden zijn we ook de timeline functionaliteit gaan gebruiken waarin je met elkaar kunt communiceren op taak of project niveau.

Maar inzicht kent meerdere voordelen, zo zag Convident ook in dat een capaciteitsplanning niet alleen de beschikbaarheid van werknemers laat zien, maar ook inzicht geeft in de werkdruk. Rutger: ‘’Door de sterke groei van Convident werd het inzicht in beschikbare uren minder. Bij de oprichting werkten we met 3 collega’s, inmiddels bestaat het team uit 12 personen en verwachten we nog sterk door te groeien. Er is een sterke vraag naar onze dienstverlening, daarom is het cruciaal om realtime inzicht te hebben in de nog beschikbare capaciteit. Dankzij de capaciteitsplanning in Gripp is het voor ons inzichtelijk wie er beschikbaar is voor nieuwe opdrachten én of we die kunnen accepteren. Aan de hand van deze planning kunnen we onze groei baseren, want als er niet duidelijk is of er ruimte is binnen het team dan wordt het invullen daarvan een gevoelskwestie. Dat zorgt vaak voor discussies en dat is zonde, Gripp versimpelt dit. Door het juist inzetten van de capaciteitsplanning zorgen we er tevens voor dat collega’s niet een te druk schema hebben. Zo garanderen we kwaliteit en geven we de ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Cijfers liegen niet, dat geeft Gripp mooi weer.’’ 

Over digital agency Convident

Convident is een full-service digital agency vol digitale expertises uit Groningen. Het is in 2015 opgericht door Rutger van de Griendt en Rick Dreise. Zij hebben de droom om ambitieuze organisaties een online strategie te helpen creëren en aan het roer te staan van de uitvoering ervan. Ze ontwerpen en ontwikkelen volledig geoptimaliseerde websites en webshops met resultaatgerichte online marketing campagnes. Met een team van vaste medewerkers hebben ze een mooi track record opgebouwd van ruim 300 klanten in én buiten Groningen.