Projectmatig werken: hoe begin je met deze efficiënte werkwijze?

Marketingbureaus, reclamebureaus, sign bureaus en architectenbureaus hebben vaak een ding gemeen: ze werken allemaal op projectbasis. Dit komt doordat de meeste opdrachten die een bureau binnenkrijgt vaak van tijdelijke duur zijn en een begin- en einddatum hebben. Toch wordt werken op projectbasis vaak verward met projectmatig werken. Een projectmatige manier van werken kan toegepast worden op projecten en heeft vele voordelen. Deze manier van werken wordt lang niet altijd gebruikt door bureaus die op projectbasis werken. Een goede aanleiding voor een deep dive in deze manier van werken. Wat is het? Waarom zou je het toepassen? En nog belangrijker: hoe begin je aan projectmatig werken? 

Wat is projectmatig werken?

Projectmatig werken is een bepaalde projectmanagement methodiek waarbij je op een systematische wijze werkt aan een bepaald vraagstuk. Het vraagstuk heeft altijd een einddoel en een deadline welke vooraf wordt bepaald door de opdrachtgever of de projectmanager van het project. De systematische werkwijze bestaat vaak uit een gefaseerd stappenplan dat is verspreid over de duur van het project. Door het hebben van een duidelijk stappenplan worden de verschillende fases van het project erg controleerbaar. Dit zorgt er weer voor dat er tijdens de loop van het project minder fouten worden gemaakt. 

Hoe ga je projectmatig te werk? 

Projectmatig werken biedt zoals hierboven genoemd vele voordelen. Toch zijn dergelijke termen over andere werkwijzen vaak cryptisch. Want hoe ga je dan projectmatig te werk? Daarnaast zijn er ook diverse stromingen binnen projectmatig werken zoals Agile en Scrum. Maar in de basis kun je projectmatig werken efficiënt toepassen op alle projecten en taken die een duidelijke begin- en eindtijd hebben. Het gaat erom dat je op een systematische manier werkt zodat je onderweg naar je doel geen belangrijke zaken over het hoofd ziet. Om dit op een goede manier te doen deel je je project op in fases. Hieronder een voorbeeld van hoe deze fases eruit kunnen zien. 

Fase 1:  Initiatiefase

Tijdens deze fase begin je met de eerste stappen van het project en maak je een plan van aanpak. Je bepaalt de probleemstelling, het uiteindelijke resultaat, de samenstelling van het projectteam, de deadline, en eventuele middelen zowel intern als extern. Daarnaast kun je nog een planning opstellen om de fases hierna nog meer richtlijnen te geven. Neem in je plan van aanpak ook eventuele risico’s mee en bedenk hiervoor vast een oplossing. 

Fase 2: Definitiefase

Het plan van aanpak uit de initiatieffase ga je in deze stap concreet maken. Je houdt je hier bezig met de vraag: Welke stappen moeten er doorlopen worden om tot het gewenste eindresultaat te komen? Je bepaald hierin ook hoe je dit meetbaar maakt en op welke manier je kunt bijsturen. 

Fase 3: Ontwerpfase

Vanzelf beland je na die definitiefase in de ontwerpfase. In deze stap maak je de concrete plannen uit de definitiefase behapbaar. Je stel een projectstructuur op en stelt taken of zogeheten projectactiviteiten op. Dit kun je doen in eventuele project software voor meer overzicht en voordelen op de langere termijn. Naast het vastleggen van de taken worden ook de rollen van projectleden bepaald en plan je tussentijdse evaluatiemomenten. Ook wordt in deze stap de planning concreet. Wanneer moet wat af zijn om de deadline op tijd te behalen. Houd hierbij ook rekening met de capaciteit van het team. Dit leg je vast in een capaciteitsplanning. 

Fase 4: Realisatiefase

Na het voorbereidende werk is het nu tijd voor de uitvoering. Tijdens deze fase bewaakt een projectmanager de planning en stuurt regelmatig bij. Ook wordt er met regelmaat gecontroleerd of iedereen alle benodigdheden heeft om zijn of haar taken te volbrengen. In sommige gevallen is er in deze fase ook veel contact met de opdrachtgever om tussentijds de voortgang te pitchen zodat hij of zij het project van feedback kan voorzien. 

Fase 5: Evaluatiefase 

De evaluatiefase is erg belangrijk na afronding van het project of wanneer een project doorlopend is, om tijdig bij te sturen en te kijken hoe het verdere verloop beter kan. In deze fase kijkt het projectteam samen kritisch naar het verloop van het project, het resultaat dat is behaald tot nu toe en wat er goed ging of juist minder goed ging. Het is een belangrijk leermoment waarop je wordt beoordeeld op je bijdrage aan het project en het resultaat wat vaak nieuwe inzichten brengt. 

Software voor projectmatig werken

Om op een juiste manier projectmatig te werken is het een goede keuze om deze fases en hun methodiek in hiervoor bedoelde project- of bedrijfssoftware vast te leggen. Het is de ideale manier om het project overzichtelijk en transparant te maken voor het hele projectteam. Uiteraard kun je met verschillende tools, en hier en daar wat losse spreadsheets, in feite projectmatig werken. Toch werk je dan nog niet op de meest efficiënte manier en gaan er ongetwijfeld veel inzichten verloren. Documenten op verschillende locaties, uren registreren in een systeem, communiceren over diezelfde uren in een ander systeem; het zorgt voor versplintering van informatie en het algehele proces wordt er niet overzichtelijker op. Project management software of bedrijfssoftware zijn ingericht op efficiëntie en zetten een projectmatige werkwijze kracht bij. Zo maken ze het vaak mogelijk om planningen op te stellen en uren te schrijven op opdrachten en taken. Allemaal in één omgeving. Zo kan er direct gezien worden of een project op schema ligt. Daarnaast zijn met bedrijfssoftware of project management software direct alle ‘’randzaken’’ goed geregeld. Denk hierbij aan het automatisch versturen van facturen, het genereren van rapportages en het bijhouden van de capaciteitsplanning. 

Kortom: Projectmatig werken gaat hand in hand met project management software of bedrijfssoftware door de gecentraliseerde data mogelijkheden en efficiënte functionaliteiten voor diverse zaken als: CRM, offertes, uren schrijven, planning, factureren, boekhouding en nog veel meer. 

Ook meer grip op je projecten?

Vraag je jezelf af of project management software of bedrijfssoftware past bij jullie onderneming? Gripp helpt meer dan 2000 Nederlandse bureaus meer inzicht te krijgen in hun projecten en organisatorische processen. Vraag vrijblijvend een demo aan bij een van onze consultants om erachter te komen hoe je Gripp voor jullie onderneming laat werken.