Hybride werken? Zo houd je overzicht met je projectteam

Hybride werken is populair in de bureauwereld. Tussen de meetings door de was aanzetten, een pakketje aannemen of even snel de kinderen ophalen; dankzij de corona periode is er steeds meer balans tussen werk en privé. Het is dan ook niet gek dat veel Nederlanders ook na de corona periode veel thuis willen blijven werken. Zo blijkt uit een recent onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM). Toch kan hybride werken binnen projectteams ook wel eens voor uitdagingen zorgen. Dit wil je als projectmanager zoveel mogelijk voorkomen. Met de onderste geboden voor hybride werken, heb je altijd alle zaken in zicht. 

Communiceer, communiceer, communiceer..

Dit is niet het eerste artikel waarin wordt verteld dat communiceren bijdraagt aan een goede samenwerking. Toch mag het niet ontbreken in dit artikel. Want, communiceren in een hybride team kan uitdagender zijn dan wanneer je even snel bij de werkplek van je collega´s kunt langslopen. Spreek daarom met je projectteam af hoe de communicatie omtrent het project verloopt. Zo kun je je verdiepen in Scrum of een een andere workflow waarbij je zichtbaar maakt welke taken en projectonderdelen al zijn afgerond en welke nog lopen.

Daarnaast is het ook belangrijk om af te spreken waar je communiceert. Wellicht hebben jullie iedere dag of een aantal keer per week een (digitale) stand-up. Daarnaast kan het ook handig zijn om een plek af te spreken voor tussentijdse notities op taken en opdrachten, zoals het projectmanagementsysteem. Maak ook een projectgroep aan in je digitale communicatiesysteem zoals Slack, Driff of Teams zodat alle communicatie centraal blijft binnen het projectteam. Zo voorkom je versplintering van informatie en raakt niks kwijt.

Weten wat er speelt

Als projectmanager is overzicht key. Wanneer het projectteam voor een deel thuiswerkt wil je ook de zaken in zicht houden. Er zijn talloze online tools om agenda’s te delen en te synchroniseren. Zo heb je inzicht in de werkweek van je team en kun je bijsturen als je voorziet dat deadlines niet gehaald worden. Ook is het handig als het hele projectteam inzicht heeft in elkaars agenda’s, om eventuele miscommunicatie omtrent tijd, planning en capaciteit te voorkomen. 

Automatiseer meer!

Soms is het even balanceren tussen offline en online communicatie in hybride teams. Toch hoeft leiderschap je niet meer tijd te kosten dan nodig. Probeer daarom tijdig te delegeren en kijk eens of er zaken geautomatiseerd kunnen worden. Dit doe je door kritisch te kijken naar je organisatorische processen en te beoordelen of je hiervoor vaak repeterende handelingen uitvoert. Zoals bijvoorbeeld bij het projectteam herinneren aan het registreren van projecturen. Dit kun je oplossen door een geautomatiseerde mail te versturen die teamleden herinnert wanneer ze dit  aan het einde van de week nog niet hebben gedaan. Maar er zijn nog veel meer repeterende zaken te vinden in bijvoorbeeld je facturatieprocessen of in taken uit abonnementen. Wanneer je dit eenmaal automatiseert d.m.v. software, houd je tijd over voor betere projectmanagement. 

Have fun!

Niets werkt zo demotiverend als te veel controle uitoefenen. Je kan nou eenmaal niet op dezelfde manier een oogje in het zeil houden als mensen thuiswerken. Hybride werken met je projectteam kan prima werken binnen een organisatie, mits er goede afspraken zijn gemaakt. Hierbij is vertrouwen in je projectteam erg belangrijk. Daarnaast werkt het averechts als je als projectmanager teveel druk uitoefent op het team omdat je bang bent controle te verliezen. Hierdoor zullen projectleden druk gaan ervaren en meer gestrest zijn. Dit zorgt voor fouten én een minder leuke sfeer binnen het team. Het overzicht kun je behouden door zo nu en dan een meeting in te plannen of te bellen met je projectteam. Vergeet vooral niet samen plezier te hebben om betrokkenheid en teamgevoel te creëren. Een motiverend berichtje of een hilarisch gifje om de teamspirit te behouden, is immers net zo makkelijk verstuurd als een fysiek schouderklopje.