Een goede projectadministratie bijhouden: 3 tips

Een goede projectadministratie zorgt ervoor dat jij goed kunt ondernemen. Transportkosten, arbeidsuren, de huur van machines, het valt er allemaal onder. De projectadministratie houdt inzichtelijk wat de voortgang van een project is. Je ziet in een oogopslag of het project winstgevend is en waar nog ruimte voor betering is. Gripp geeft 3 tips om je op weg te helpen.Gripp werkt samen met go2UBL. Dit betekent voor jou extra gemak: in- en verkoopfacturen stuur je voortaan simpelweg in en wij zorgen dat de juiste UBL-code eraan gehangen wordt. Daar hoef jij niets meer aan te doen!Gripp bevat krachtige Scan & Herken functionliteit. Dit betekent voor jou extra gemak: facturen die géén UBL bijlage bevatten, worden alsnog automatisch voor je herkend. Daar hoef jij niets meer aan te doen!

Waarom een goede projectadministratie bijhouden?

Je hebt als ondernemer al genoeg verplichtingen, moet die administratieve rompslomp er nou echt bij? Geloof ons: je maakt je leven een stuk makkelijker. Vooral bedrijven met wisselende opdrachten en klanten raken snel het overzicht kwijt en profiteren van een goede projectadministratie. Je leert van eerder gemaakte fouten, bewaart rust en weet exact hoeveel winst je maakte op een project.

Tip 1: Boek inkoopfacturen in

Facturen van de leverancier, losse bonnetjes en loonstroken: boek het allemaal in. De eerste tien inkoopfacturen kun je wellicht nog onthouden, maar bij dertig is dit al lastiger. Door secuur bij te houden wat de inkomsten en uitgaven zijn, voorkom je dat er in januari ineens een hoge factuur op de deurmat ligt. Daarnaast stuur je tussentijds gemakkelijker bij zodat je binnen de deadline en het budget een kwalitatief project oplevert.

Tip 2: Verstuur automatische herinneringen voor verkoopfacturen

Het is wel zo fijn als jouw klanten de facturen betalen. Geef daarom een duidelijk signaal af en verstuur op tijd een aanmaning na verstrijking van de betalingstermijn. Via Gripp stuur je gemakkelijk een automatische betaalherinnering als een factuur nog niet is voldaan. Je bespaart zo waardevolle tijd en vergeet nooit meer een aanmaning te versturen.

Tip 3: Verzend reminders als uren niet worden geschreven

Voor een goede projectadministratie is het belangrijk dat alle cijfers kloppen. Het is daarom essentieel dat medewerkers hun urenregistratie secuur bijhouden. In Gripp voert het personeel eenvoudig uren in per opdracht(onderdeel) en op week- of dagniveau. Zelfs interne uren die je niet doorbelast, houd je eenvoudig bij. Klik simpelweg op de stopwatch als je met een taak begint en zet hem weer uit als de taak eindigt. Vergeet iemand uren te schrijven? Wij sturen automatisch een mail ter herinnering.Een goede projectadministratie bijhouden lijkt misschien veel werk, maar levert belangrijke inzichten en tijdswinst op. Gripp stroomlijnt het hele proces voor je.