Declarabiliteit: De schaduw van de bureauwereld of toch een handige maatstaf?

Het meten van declarabiliteit binnen bureaus en bedrijven heeft soms een negatief imago. Begrijpelijk, want wie wil er nu voortdurend onder een vergrootglas liggen? Werknemers staan ook niet te springen om controles uit te voeren en een prestatiecultuur te creëren. Toch kan declarabiliteit niet alleen een maatstaf zijn voor productiviteit, maar ook een handige indicator voor een goede werk-privébalans. In deze blog bespreken we alles wat je moet weten over declarabiliteit en ontdek je of het zinvol is om deze resultaten voor jouw bureau te meten.

Productiviteit versus declarabiliteit

Deze twee termen worden vaak door elkaar gehaald, en dat is niet gek. Ze hebben veel met elkaar te maken, maar er is een duidelijk verschil. Productiviteit is het aantal uren dat je werkt in vergelijking met je contracturen. Werk je in een werkweek van 40 uur bijvoorbeeld 32 uur voor klanten en de rest aan interne werkzaamheden, dan heb je een productiviteit van 80%.

Declarabiliteit daarentegen is het aantal van je productieve uren dat je aan de klant kunt doorberekenen. Elk bedrijf streeft naar een eigen percentage qua declarabiliteit; voor de meeste bedrijven is dit ongeveer 70%. Omdat elk bedrijf kosten heeft, is het belangrijk dat de meeste gewerkte uren ook geld opleveren. Bij een declarabiliteit van onder de 50% wordt een onderneming als verlieslatend gezien.

Deze verschillen laten al zien dat declarabiliteit zeker niet negatief hoeft te zijn. Wanneer je de declarabiliteit van alle werknemers naast elkaar legt, krijg je een mooie indicator of je bedrijf winstgevend is en of er verbeteringen nodig zijn. In die zin kan het meten van productiviteit zelfs een grotere negatieve lading hebben. Toch kan het ook een goede spiegel zijn om te zien of je voor jezelf wel goed bezig bent.

Wat is declarabiliteit?

Maar wat is declarabiliteit nu precies? Declarabiliteit verwijst naar het percentage van de gewerkte uren dat daadwerkelijk aan klanten kan worden gefactureerd. Het is een essentieel begrip in de bureauwereld, waar de meeste inkomsten gegenereerd worden door het factureren van uren aan klanten. Een hoge declarabiliteit betekent dat medewerkers een groot deel van hun tijd besteden aan activiteiten die direct bijdragen aan de omzet van het bureau. It’s that simple!

Het belang van declarabele uren

Bij elk bureau zijn declarabele uren de spil waar alles om draait. Dit zijn de uren die medewerkers besteden aan klantprojecten en waarvoor klanten bereid zijn te betalen. Het verhogen van het aantal declarabele uren per medewerker kan direct leiden tot een hogere omzet en winstgevendheid. Maar hoe optimaliseer je die waardevolle uren? Hier zijn een paar slimme strategieën.

• Efficiënte tijdsregistratie

Zorg ervoor dat je team hun tijd nauwkeurig en consistent registreert. Dit helpt niet alleen bij het bijhouden van declarabele uren, maar biedt ook inzicht in niet-declarabele activiteiten die mogelijk verbeterd kunnen worden.

• Werkstructurering

Met duidelijke doelen en prioriteiten kunnen medewerkers hun tijd beter indelen en zich focussen op klantgerichte taken. Dit betekent minder tijd verspild aan onnodige zaken en meer tijd besteed aan waardevol werk.

• Training en ontwikkeling

Investeer in de vaardigheden van je medewerkers. Door hen efficiënter en effectiever te laten werken, stijgt de productiviteit en nemen de declarabele uren toe.

Productiviteit en declarabiliteit

Productiviteit en declarabiliteit gaan hand in hand. Een productieve medewerker kan meer werk verzetten in minder tijd, wat direct bijdraagt aan een hoger aantal declarabele uren. Hier zijn enkele manieren om de productiviteit te verhogen:

• Automatisering van routineklussen

Gebruik technologie om repetitieve taken te automatiseren. Hierdoor kan je team zich concentreren op waardevolle klantprojecten.

• Flexibele werkuren

Flexibele werktijden kunnen de productiviteit verhogen doordat medewerkers op hun meest productieve momenten kunnen werken.

• Gezonde werkcultuur

Een positieve en ondersteunende werkcultuur verhoogt de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Dit leidt tot hogere productiviteit en meer declarabele uren.

• Balans tussen declarabel en niet-declarabel werk

Hoewel de focus vaak ligt op het maximaliseren van declarabele uren, is het ook belangrijk om een balans te vinden met niet-declarabel werk. Taken zoals interne meetings, training en ontwikkeling, en administratieve werkzaamheden zijn essentieel voor het lange termijn succes van een bureau. Het is dus cruciaal om deze taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Berekening van declarabiliteit

Declarabiliteit is eenvoudig te berekenen met de formule:

Deze formule geeft een helder beeld van hoeveel procent van de gewerkte tijd besteed is aan klantgerichte, facturabele werkzaamheden. Hoewel deze berekening eenvoudig is, kan het handmatig bijhouden van uren tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er handige tools zoals Gripp die de tijdregistratie automatiseren en de declarabiliteit direct voor je berekenen. Dat bespaart een hoop gedoe! Zo krijg je niet alleen inzicht in zowel declarabele als niet-declarabele uren, maar ook in de capaciteitsplanning van je bureau en nog veel meer!

Waarom wordt er vaak negatief gekeken naar declarabiliteit op de werkvloer?

Ondanks het belang van declarabiliteit, wordt er op de werkvloer vaak negatief naar gekeken. Dit heeft verschillende redenen:

• Druk en Stress: De focus op declarabiliteit kan leiden tot een hoge werkdruk en stress bij medewerkers, omdat zij constant moeten verantwoorden hoeveel tijd ze aan klantprojecten besteden.
• Kwaliteit vs. Kwantiteit: Medewerkers kunnen zich gedwongen voelen om zoveel mogelijk declarabele uren te registreren, wat ten koste kan gaan van de kwaliteit van het werk. Het streven naar hoge declarabiliteit kan ertoe leiden dat minder tijd wordt besteed aan belangrijk maar niet-declarabel werk zoals innovatie, persoonlijke ontwikkeling, en teamoverleg.
• Verlies van Creativiteit: In creatieve sectoren kan een sterke focus op declarabiliteit de creativiteit en flexibiliteit van medewerkers beperken. Creatief werk vereist vaak ruimte en tijd voor brainstormen en experimenteren, wat niet altijd direct declarabel is.
• Interne Cultuur: Een cultuur die te sterk gericht is op declarabiliteit kan een negatieve invloed hebben op de werktevredenheid en de teamdynamiek. Medewerkers kunnen het gevoel krijgen dat hun waarde alleen wordt gemeten aan de hand van declarabele uren, wat demotiverend kan werken.

Wat levert het meten van declarabiliteit je op?

Maar wat levert inzicht in declarabiliteit je bureau nu precies op? Hieronder een handig overzicht van alle voordelen van het meten van declarabiliteit voor zowel werkgevers als werknemers.

Voor werkgevers:

• Financiële Inzichten:
  • Omzetgroei: Declarabiliteit geeft een direct beeld van de uren die aan klanten gefactureerd kunnen worden, wat helpt bij het maximaliseren van de omzet.
  • Kostenbeheer: Door inzicht in declarabele en niet-declarabele uren kunnen werkgevers beter kosten beheersen en budgetten nauwkeuriger plannen.
• Efficiëntie en Productiviteit:
  • Optimalisatie van middelen: Werkgevers kunnen middelen beter toewijzen en de inzet van medewerkers optimaliseren, waardoor de productiviteit toeneemt.
  • Procesverbetering: Analyse van declarabiliteit kan knelpunten in het werkproces blootleggen, waardoor inefficiënties aangepakt kunnen worden.
• Strategische Beslissingen:
  • Projectplanning: Inzicht in declarabiliteit helpt bij het plannen van toekomstige projecten en het toewijzen van resources.
  • Prestatiebeoordeling: Het meten van declarabiliteit biedt een objectieve basis voor het beoordelen van de prestaties van teams en individuele medewerkers.

Voor werknemers:

• Persoonlijke Efficiëntie:
  • Tijdbeheer: Werknemers krijgen inzicht in hoe ze hun tijd besteden, wat hen helpt efficiënter te werken en prioriteiten beter te stellen.
  • Zelfreflectie: Door hun eigen declarabiliteit te monitoren, kunnen werknemers reflecteren op hun werkgewoonten en gebieden voor verbetering identificeren.
• Loopbaanontwikkeling:
  • Prestatie-evaluatie: Declarabiliteit biedt een concrete maatstaf voor werknemers om hun prestaties te evalueren en doelen te stellen voor professionele groei.
  • Erkenning en Beloning: Een hoge declarabiliteit kan leiden tot erkenning en beloningen, zoals bonussen of promoties, waardoor motivatie en tevredenheid toenemen.
• Balans tussen Werk en Privé:
  • Transparantie: Inzicht in declarabele en niet-declarabele uren helpt werknemers een betere balans tussen werk en privéleven te vinden door bewustwording van hun werktijden en belasting.
• Samenwerking en Teamwork:
  • Duidelijke Verwachtingen: Door duidelijkheid over declarabiliteit weten werknemers wat er van hen verwacht wordt, wat de samenwerking binnen teams kan verbeteren.
  • Gezamenlijke Doelen: Het meten van declarabiliteit kan helpen bij het stellen van gezamenlijke doelen en het bevorderen van een teamgerichte werkcultuur.

Conclusie

Helder inzicht in declarabiliteit biedt belangrijke voordelen voor zowel werkgevers als werknemers van bureaus. Het helpt bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen, verbeteren van individuele prestaties en bevorderen van een gezonde werkbalans, wat uiteindelijk bijdraagt aan het algehele succes van het bureau.