Wat is scope creep?


Om een project in goede banen te leiden is een planning onmisbaar. Zo krijg je een indicatie van hoeveel tijd het kost om een project af te ronden en welke taken er nog openstaan. Een planning is echter geen garantie dat het project ook echt op het gewenste moment af zal zijn. Soms gebeuren er dingen die je niet kan voorzien of komen er vragen voor extra aanpassingen of taken bij vanuit klanten of teamleden. Als er vaker taken bijkomen en de scope van het project hierdoor steeds langer wordt, noem je dit scope creep.

Scope creep, ook wel ‘requirement creep’ of ‘feature creep’ genoemd sluipt langzaam en vaak ongemerkt je projectplanning binnen. Ineens kom je erachter dat door de stroom van extra taken en ideeen, de projectplanning niet meer haalbaar is. Er worden misschien zelfs meer kosten gemaakt door een scope creep. Scope creep is een van de redenen waardoor projecten vaak uitlopen. Hoe langer het project duurt, hoe groter de kans op wijzigingen en dus op scope creep.

Als projectmanagement of projectplanning tot jouw taken behoort zal je vast ooit weleens te maken hebben met scope creep. Het is niet altijd te voorkomen. Wel zijn er zaken waar je op kunt letten.

Scope creep, hoe ontstaat het?

Scope creep kan ontstaan door gebrek aan een projectscope, gebrek aan goede communicatie, onduidelijke of onrealistische projectdoelstellingen en onduidelijke rollen binnen een project. Daarnaast kunnen autoriteit, bureaucratie en persoonlijke aspecten een rol spelen. Als iemand met veel invloed binnen de organisatie aanpassingen wil zien, is de kans groter dat je van je plan afwijkt dan dat de stagiair het liever anders ziet. En als je iemand bijvoorbeeld heel aardig vindt, er belang bij hebt als hij of zij jou aardig vindt of iemand heeft al veel voor jou gedaan, is de kans ook groter dat het extra vervelend voelt om een aanpassingsverzoek te weigeren. Daarbij lijkt een aanpassing soms zo klein, dat het overbodig voelt om de formele weg te bewandelen. Want ga je voor dit kleine ding echt weer een afwijkingsrapportage maken waarbij weer van meerdere mensen tijd nodig is? Dat lijkt alles alleen maar extra te vertragen. Het is dus niet zo simpel om scope creep tegen te gaan, maar je kunt wel op de volgende dingen letten.

Manieren om scope creep te voorkomen

  • Stel een projectscope op. Hierin staan alle voorwaarden die nodig zijn om het project te laten slagen. Op die manier creëer je duidelijkheid over de indeling van het project en iedereens taken. Verwerk in de projectscope waarom dit project gedaan wordt, wat de projectdoelstellingen zijn en hoe deze verband houden met de de benodigde deliverables. Communiceer duidelijk met alle betrokkenen en wees conflicten voor door eventuele onenigheden voor aanvang duidelijk te krijgen. Let hierbij op de vier belangrijkste rollen in projectbeheer. Als je bedrijfssoftware gebruikt, kun je hierin wellicht een groot deel vastleggen. In Gripp kan dit bijvoorbeeld in de Gantt chart in de vorm van tasks, activities en milestones. (link?)
  • Communiceer duidelijk met het team en de klant. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij het project het eens is met de project scope en de buy in van iedereen binnen is. Geef gedurende het project regelmatig updates door.
  • Accepteer geen wijzigingen. Maak dit bij aanvang van het project duidelijk. Als het mogelijk is, is dit de meest handige en voor de hand liggende manier om scope creep te voorkomen. Dit is helaas vaak niet realistisch.
    Dus als er dan toch wijzigingsverzoeken komen, kun je zorgen voor een wijzigingsbeheerproces, waarin je duidelijk bijhoudt wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd of afgewezen. Dit kost echter veel tijd en het is niet goedkoop. Een ander nadeel is dat klanten het gevoel kunnen krijgen dat ze niet helemaal vrij zijn om al hun opmerkingen door te geven, waardoor hun behoeften hieronder kunnen lijden en daarmee hun ervaring met het bedrijf.
  • Hou een marge aan. Als je eenmaal wat ervaring hebt met het plannen van projecten, weet je in welke situatie welke marge handig is om aan te houden.
  • Maak naast de project scope een plan waar naar verwezen kan worden op het moment dat mensen zich niet aan de project scope houden. Hierin staan strategieën rollen en verantwoordelijkheden uitgeschreven om het risico op scope creep zo veel mogelijk te verkleinen.
  • Ben je bewust van factoren die de kans op project scope onnodig kunnen vergroten, zoals autoriteit en persoonlijke belangen. Durf hier eerlijk naar te kijken, waardoor je een beslissing kunt nemen die zo objectief mogelijk is. Wees ook oplettend bij zinnen als ‘Je hoeft alleen maar even..’, ‘Nu je daar toch mee bezig bent…’, ‘Het zal niet lang duren..’.
  • Je kunt er ook voor kiezen om juist geen project scope van tevoren te maken. Laat de aanpassingen gedurende een project ontstaan en speel er op dat moment op in. Omdat er nou eenmaal veel verandert tijdens een project, zal de oorspronkelijke planning uiteindelijk altijd afwijken. Er wordt bij deze aanpak geen fixed, fixed cost en fixed scope afgesproken, maar de klant bepaalt gedurende de tijd telkens of ze nog willen betalen voor veranderingen.


Gerelateerde termenBekijk alle begrippen
Wat is vaste activa
Wat is vlottende activa
Wat is goodwill
Wat is een kasboek
Wat is een bankboek
Wat is vreemd vermogen
Wat is debiteuren
Wat is crediteuren
Wat is boekhouden

Net als 2.000+ bedrijven ook jouw zaken in zicht?

  • Efficiënte, gestroomlijnde bedrijfsprocessen
  • Minder fouten, meer werkplezier
  • Sneller en verantwoord groeien
  • Datagedreven ondernemen

The proof of the pudding…

..is in the eating. Probeer daarom Gripp bedrijfssoftware 14 dagen kosteloos uit. Geheel vrijblijvend. En zonder beperkingen.
Probeer nu gratis