Zorgeloos op vakantie dankzij Gripp 

Wanneer je als ondernemer op vakantie gaat, kan het soms lastig zijn om het bedrijf even los te laten en van je rust te genieten. Je moet erop kunnen vertrouwen dat alle processen ook lopen zonder dat je fysiek aanwezig bent. Dat ervoer ook Serge de Sousa, oprichter van marketingbureau Whello uit Amsterdam.

Whello is een full-service marketingbureau met een team van meer dan 50 professionals. Het bureau heeft hun hoofdkantoor in Amsterdam en is in 2016 opgericht door Serge de Sousa en Nasser al Kamouchi. Net als veel groeiende ondernemingen hadden ze in de loop van tijd behoefte aan meer oplossingen om de dagelijkse werkzaamheden makkelijker te maken. In no-time had het bedrijf allerlei losse tools en software. Onoverzichtelijk vonden ze het, maar vooral jammer dat de informatie uit deze oplossingen geen inzicht bood doordat het niet samen kwam op één gecentraliseerde plek.

Snel up and running

Serge: ‘We beseften dat Whello veel baat zou hebben bij één systeem voor onze dagelijkse processen en waren daarom al diverse bedrijfssoftware aan het vergelijken. In diezelfde periode ging ik met vakantie en toen ik op mijn vakantiebestemming was, raakte ik toevallig aan de praat met een medewerker van Gripp die daar toevallig ook was. In dit gesprek gaf ik aan dat ik het lastig vind om op vakantie te gaan, omdat ik als ondernemer dan een hoop uit handen moet geven. Hij merkte toen op dat ik eens moest kijken naar Gripp. Eenmaal thuis heb ik Gripp toegevoegd aan onze vergelijking met andere concurrerende tools. Het viel meteen op dat Gripp gebruiksvriendelijk is en tegelijk uitgebreide features heeft. Je zou kunnen zeggen dat Gripp wat minder customizable was dan andere pakketten in onze vergelijking, maar dit vonden wij juist een voordeel. Hierdoor ben je sneller up and running en maak je minder fouten tijdens de inrichting van de software. Het helpt je als het ware om volgens een bepaalde methodiek te werken en je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Daarnaast was Gripp het meest complete pakket voor ons als bureau met zowel branding, website, video als marketing diensten. Daarnaast heeft Gripp een fijne Nederlandstalige supportafdeling.’ 

”Het viel meteen op dat Gripp gebruiksvriendelijk is en tegelijk uitgebreide features heeft.”

Stap voor stap integratie

Om de grote voordelen van bedrijfssoftware te ontdekken, is het belangrijk dat deze organisatie breed wordt ingezet. Echter kan het een lang proces zijn om de software bij iedere medewerker een gewoonte te maken. De manier waarop ervoor gezorgd wordt dat de bedrijfssoftware goed wordt gebruikt, verschilt vaak per organisatie. Bij een bureau met meerdere medewerkers wordt er vaker gekozen voor een gefaseerde aanpak. Ook Whello koos voor een aanpak waarbij stap voor stap steeds meer facetten van Gripp geïntroduceerd werden bij de medewerkers.

Serge: ’Nadat al onze oude data was overgezet, konden we zelf aan de slag met Gripp. Er was goed contact met de supportlijn en intern hadden we een medewerker aangesteld om de overgang in goede banen te leiden. Zo begonnen we met de inzet van het CRM en de offerte- en facturatie-module. Later voegden we opdrachten en uren tracking toe en daarna konden we steeds meer uit de rapportages halen. Dat gaat ons een hoop interessante inzichten geven. Het fijne aan Gripp is dat alles in één systeem zit en je dus al je data centraal hebt. Hierdoor heb je duidelijke rapportages waarop je kunt sturen.’