Efficiënter werken binnen één dag

Al jaren werkte webdesignbureau Webton met hetzelfde CRM-systeem. Terwijl het bedrijf groeide, bleek het systeem nauwelijks flexibel. Het toevoegen van een nieuwe dienst was steeds een onderneming waar een hoop maatwerk bij kwam kijken. Met vele contracten per jaar geen ideale situatie. Gripp biedt door middel van regelmatige updates het bedrijf de continuïteit waar zij al jaren naar op zoek was.

Alle vormen van facturatie geautomatiseerd

Webton werkt aan projecten met eenmalige ontwikkelkosten en jaarlijks terugkerende kosten, bijvoorbeeld voor webhosting. Gripp biedt een ruime keuze aan standaardoplossingen om al de verschillende vormen van facturatie alsnog te automatiseren. Dit scheelt jaarlijks liters koffie voor de consultant die Webton eerder steeds moest invliegen, want alleen deze man wist de juiste updates en aanpassingen in het vorige systeem te verwerken.

“Een offerte wordt direct omgezet naar een opdracht en gekoppeld aan de juiste projectmanager. Deze dient gemakkelijk een facturatieverzoek in en verstuurt deze met één muisklik.” 

Relatiebeheer helpt anticiperen

In Gripp worden alle facetten van de processen samengevoegd: offreren, projectmanagement en de facturatie. “Dit leidt ertoe dat het relatiebeheer perfect inzichtelijk is en dat we sneller kunnen sturen”, vertelt Kevin van Haare, account- en projectmanager bij Webton. “Het werkt veel efficiënter. We zien in een oogopslag op welk type contract we werken met de klant, welke projecten actief zijn, waar eventueel vertraging zit en wie ermee bezig is. Onze helpdesk weet direct wie ze aan de lijn hebben en welke acties ze moeten ondernemen.”

Van foutgevoelig naar foutloos

Daarnaast maakte Webton voorheen de offertes in een apart systeem, waarna het factuurverzoek werd ingediend bij het CRM-systeem om de factuur vervolgens handmatig in te voeren in een losstaand facturatiepakket. Kevin: “Een tijdrovend en foutgevoelig proces. In Gripp zijn al deze handelingen samengevoegd, waardoor je snel een offerte of factuur de deur uit doet, die ook nog eens perfect op maat is gemaakt.”

“Handmatig gegevens overkloppen is definitief verleden tijd.”

Binnen één dag op de rails

Alle data uit het oude financiële systeem moest uiteindelijk worden overgezet naar Gripp. “Ze gooiden ons niet in het diepe, maar ondersteunden juist perfect. Het migreren van de data kwam erg nauw: al het relatiebeheer en de financiële gegevens moesten juist worden overgezet. Uiteindelijk zette Gripp binnen één dag alle data over, waardoor wij razendsnel weer bij onze bestanden konden”, aldus Kevin.