Hoe Solana Reclamecentrum tijd en geld bespaart met Gripp

Omslachtig, langzaam en inefficiënt. Zo voelde het boekhoudsysteem dat Solana Reclamecentrum al bijna 15 jaar gebruikte. Reden genoeg voor Lyda Winata, mede-eigenaar van het sign bedrijf, om op zoek te gaan naar een nieuw systeem. In 2019 vond ze de perfecte oplossing in Gripp bedrijfssoftware, een tool die hun manier van werken zodanig transformeerde dat ze nooit meer zonder willen: “Het is echt perfect!”

Solana Reclamecentrum is al 20 jaar actief in het bedenken en fabriceren van diverse signproducten, zoals autobelettering, gevelreclames, raambelettering, bewegwijzering en kledingbedrukking. Toen Lyda en haar man in 2005 begonnen, was online administratie nog niet echt ontwikkeld. Ze gebruikten een groot en omslachtig boekhoudpakket dat niet goed aansloot op hun behoeften. “Het systeem was te uitgebreid en complex, waardoor het veel tijd kostte om offertes en facturen te maken,” vertelt Lyda. “Bovendien was het moeilijk om digitale en papieren processen te combineren, wat leidde tot inefficiëntie en frustratie.”

Perfecte aansluiting op signbranche
Na zelf op onderzoek uit te gaan kwam Gripp eigenlijk al duidelijk als beste optie naar voren. Vervolgens bevestigde Sibon, de signbrancheorganisatie, dit gevoel. Lyda: “Zij gaven aan dat al veel bedrijven Gripp gebruikte en hier heel tevreden mee waren. Na een proefperiode waren ook wij volledig overtuigd van de voordelen van de software. Gripp biedt ons eenvoud en gemak, van het maken van offertes tot het versturen van facturen. Het systeem is perfect afgestemd op onze behoeften en bespaart ons veel tijd en geld, alles klopt”, vertelt Lyda.

Ook sluit de software heel goed aan bij de signbranche. “Voorheen hadden we een papieren en een digitale versie van onze opdrachten, omdat we niet al onze opties qua materiaal of extra notities in de oude software konden doorvoeren. Nu is alles overzichtelijk in één systeem. Je kan er zelfs een afbeelding aan koppelen. Dat de boekhouding er ook nog aan gekoppeld kan worden is een extra cadeautje.”

Implementatie en gebruik
De overstap naar Gripp was eenvoudig. Dankzij de goede ondersteuning van Gripp konden ze snel aan de slag. “Het systeem integreerde naadloos met onze bestaande processen en bood ons de flexibiliteit om medewerkers eenvoudig aan en uit te zetten, wat vooral tijdens de coronapandemie enorm handig bleek. De software is intuïtief en vereist weinig training, waardoor nieuwe medewerkers en stagiaires snel aan de slag kunnen,” legt Lyda uit. En mochten er toch vragen zijn, dan kun je terecht bij de supportpagina en klantenservice van Gripp. Lyda: “Dat werkt uitstekend. Vragen worden snel beantwoord en problemen worden efficiënt opgelost.”

“Het scheelt zeker 1,5 dag werk, waardoor de werkdruk vele malen minder is geworden, terwijl de omzet groeit.”

Besparen op tijd en geld
“Onder andere door de integratie van CRM en boekhouding in één systeem, wordt er veel tijd bespaart. “Het facturatieproces verloopt veel sneller en we hebben altijd een duidelijk overzicht van onze financiële situatie.” Hoewel Gripp iets duurder is dan hun vorige systeem, wegen de tijdsbesparing en het gebruiksgemak ruimschoots op tegen de kosten. “Het gemak is zoveel groter en je bent zoveel minder tijd kwijt, dat het uiteindelijk juist goedkoper is”, aldus Lyda. “Het scheelt me zeker 1,5 dag administratief werk, waardoor de werkdruk vele malen minder is geworden, terwijl de omzet juist groeit. Die tijd kunnen we weer mooi aan iets anders besteden. Het is goede kwaliteit voor wat je betaalt.”

“Gripp geeft ons onafhankelijkheid. Je hoeft niet elke keer alles na te vragen, je kan het ook gewoon zelf oppakken.”

Onafhankelijk samenwerken
Eerder was het zo dat als iemand met een opdracht was begonnen, dezelfde persoon deze ook meestal afmaakte. Dat hoeft nu niet meer. Omdat je alle informatie per opdracht bij elkaar hebt, kun je heel makkelijk schakelen. Gripp biedt de mogelijkheid om taken en opdrachten eenvoudig te verdelen onder collega’s, wat de samenwerking en efficiëntie bevordert. “Het geeft ons onafhankelijkheid. Je hoeft niet elke keer alles na te vragen, je kan het ook gewoon zelf oppakken. Dit maakt ook meetings een stuk korter en als de meeting een keer niet door kan gaan, blijft alles overzichtelijk in het systeem. “

“Een ander groot voordeel is dat je direct een opdrachtbevestiging kunt sturen. Dat is wettelijk ook heel fijn, mocht er een keer wat gebeuren, dan kan je gewoon direct laten zien dat alles in orde is en dat je ook bevestigd hebt dat iemand een opdracht heeft geplaatst. We kunnen ons nu volledig richten op het leveren van hoogwaardige signproducten aan onze klanten, zonder ons zorgen te maken over omslachtige administratieve processen.” 

“Zonder Gripp zouden we niet meer goed mee komen en de boot missen.”
 

Absoluut de moeite waard
Lyda kan zich niet meer voorstellen zonder Gripp te werken: “Dan zou ik echt zenuwachtig worden, en ik denk wij allemaal wel. Dan mis je de boot echt. Ik denk dat we dan nu niet meer goed mee zouden kunnen komen in de maatschappij omdat we te langzaam zouden zijn.” 

Lyda zou Gripp absoluut aanbevelen aan andere bedrijven, vooral vanwege het totaalpakket en het gebruiksgemak. “Of je nu ervaring hebt met CRM-systemen en boekhoudsoftware of niet, Gripp is eenvoudig te gebruiken en biedt een uitstekende oplossing voor bedrijven van elke omvang.”