Professioneel vanaf dag één dankzij Gripp

Vanaf dag één koos energiebeheerder Impact Energy voor Gripp als fundament voor hun bedrijfsvoering. “We wilden direct een systeem dat ons zou helpen om structuur aan te brengen, processen te stroomlijnen en professioneel naar buiten te treden” vertelt Hans Roosken, mede-eigenaar van Impact Energy.

“Als je alles zelf bijhoudt in lijstjes, raak je het overzicht kwijt. Het wordt rommelig”, bevestigt Jörgen Giele, mede-eigenaar Impact Energy. “We wilden snel naar een standaard structuur waarin iedereen hetzelfde doet en onze presentatie naar buiten toe ook hetzelfde is, legt Hans uit.   

Waarom Gripp

Gripp maakte dat mogelijk. “Het grootste voordeel van Gripp vind ik persoonlijk dat het voor zowel een kleine onderneming met drie personen als voor een grotere onderneming enorm gebruiksvriendelijk is”, aldus Maikel van den Corput, mede-eigenaar Impact Energy. “Gripp sloot ook goed aan omdat wij enerzijds met langdurige contracten werken en anderzijds met opdrachten.” Hans: “Die functionaliteit was bij andere pakketten minder makkelijk beschikbaar.”

“Ik vind het pakket gebruiksvriendelijk, eenvoudig, het spreekt voor zich en staat in verhouding tot de kosten.”

Zelf implementeren, zonder IT-kennis
“En toen hebben we dat met elkaar eigenlijk gewoon ingericht, terwijl we alle drie nul verstand hadden van IT”, vertelt Jörgen. Maikel: “Maar we waren ervan overtuigd dat als je Gripp zelf implementeert zonder externe hulp, je het systeem beter leert kennen.” “Daardoor moesten we onszelf dwingen om goed na te denken over hoe onze productdefinities eruitzien”, vult Hans aan. Jörgen: We dachten: we kunnen altijd nog hulp inschakelen als het nodig is, maar we merkten dat het super simpel te implementeren was.” 

“We hadden alle drie nul verstand van IT, maar we merkten dat het super simpel te implementeren was.”

De digitale ondersteuning speelde daarbij een grote rol. Hans: “Er is veel digitaal beschikbaar via de helpfuncties in het pakket. Op het moment dat je een vraag stelt online, krijg je snel reactie en hulp. Dat is fijn, want je bent op dat moment bezig met een aanpassing en wilt liefst gelijk door kunnen.” 

Efficiëntie en professionaliteit
“Dat hele proces heeft ertoe geleid dat we vanaf dag één geautomatiseerd waren en het verhaal naar buiten toe ook strak hadden staan. Doordat we al onze relaties direct gelogd hebben binnen Gripp, kunnen we makkelijk exports downloaden en gericht mensen aanschuiven”, vertelt Maikel. Hans: “De combinatie met het zoeken in de KvK of in Company Info is heel makkelijk als je een relatie wilt opvoeren.” 

Ook het offerteproces is sterk verbeterd. “Het aanbieden en terugkrijgen van offertes verloopt geautomatiseerd via Gripp. De productinformatie is eenduidig en herkenbaar als een Impact Energy-offerte”, aldus Hans. “Dat schept duidelijkheid en scherpte binnen de organisatie, zowel intern als extern. Het levert een goed imago op en maakt ons een serieuze partij voor grotere klanten.” Daarbij levert het ook veel tijdswinst op. “Ten opzichte van hoe ik in het verleden werkte in andere CRM-systemen, merk ik dat ik nu zeker een uur korter doe over het maken van een offerte”, vertelt Jörgen. “En klanten tekenen direct, omdat ze het op hun mobiel kunnen afvinken of even achter hun laptop doen. Ik merk dat klanten dat heel erg waarderen.” 

“Het levert een goed imago op en maakt ons een serieuze partij voor grotere klanten.”

Grip op financiën

“Het derde stuk dat we direct zagen was grip op onze financiën, geeft Maikel aan. “Door de koppeling met Exact en het uitsturen van jaarlijkse of dagelijkse facturen besparen we veel tijd. Hans: “Door eenmalige contracten goed in te richten, wordt alles automatisch verwerkt op het juiste moment. Dat maakt ook businessplanning eenvoudiger. Voor kwartaalmeetings, half jaar meetings en jaarlijkse forecasts.” Maikel:  “Dat is bij mij wel boven boven verwachting geweest.” Hans vult aan: “Het voorkomt discussies over informatie die iemand anders zou hebben. Er is één waarheid, en die zit in het CRM.”

Enthousiasme in het team
“Het hele gemak maakt mensen enthousiast, vindt Jörgen. Hans: “Mensen gaan er niet omheen lopen, maar gaan echt aan de slag. En dat is denk ik het belangrijkste. Ik heb zelfs dingen gehoord als: ‘Oh wat gaaf dat dit via Gripp kan.’ Van iemand die normaal niet de meest enthousiaste gebruiker is.”

“Het levert ons nu tijd op, maar in de toekomst nog veel meer. Ik denk dat het zeker vier fte’s scheelt.” 

De tijdswinst is duidelijk merkbaar. “Het levert ons nu tijd op, maar in de toekomst nog veel meer. Ik denk dat het zeker vier fte’s scheelt”, geeft Jörgen aan. Maikel: “In de fase waarin wij als onderneming zitten, kan ik me niet voorstellen dat wij nog zonder Gripp kunnen. Ik heb ook geen enkele behoefte om naar een ander pakket te kijken. Ik vind het pakket gebruiksvriendelijk, eenvoudig, het spreekt voor zich en staat in verhouding tot de kosten.”

“Mochten er ondernemers zijn die twijfelen of ze wel of niet met Gripp in zee willen gaan, dan kunnen ze altijd contact met ons opnemen. Geen enkel probleem. We leggen graag vanuit de gebruikerskant uit wat de voor- en nadelen zijn.”