Een vlekkeloze datamigratie
Wanneer je wisselt van softwarepakket, ontkom je vaak niet aan een datamigratie. Voor H+N+S Landschapsarchitecten verliep deze migratie vlekkeloos. Hank: ‘In ons geval ging de migratie vooral om het overzetten van klantgegevens en administratie. De overstap was een fikse beslissing voor ons bedrijf. Je wil gewoon je werk doen zoals je het gewend bent, maar een datamigratie kan dat tijdelijk in de weg staan. Gripp hielp ons hier echt bij, waardoor het vertrouwen snel gewonnen was. In de migratieperiode is er heel intensief contact geweest. Een paar dagen was er op ons kantoor een consultant vanuit Gripp aanwezig om de datamigratie te begeleiden en ons compleet te ontzorgen. Hierdoor konden wij gewoon doorwerken. Dan voel je dat het goed komt en kun je steeds meer zaken loslaten. We hebben het datamigratie proces met succes overgelaten aan Gripp.’ Na de datamigratie is H+N+S Landschapsarchitecten direct aan de slag gegaan met de twee belangrijkste functionaliteiten: het registreren van uren en het versturen van facturen.
Hank: ‘Het systeem werd gelijk als erg makkelijk ervaren. We hebben hier op het bureau echt slimme mensen, maar intelligentie op het gebied van software en boekhouding is toch een ander soort intelligentie. Onze medewerkers willen gewoon hun werk doen en niet teveel bezig zijn met het begrijpen van de software waarin ze hun registraties moeten doen. Het moet simpel zijn, alles moet makkelijk te vinden zijn en het moet goed werken. Zolang ik geen commentaar krijg op het systeem weet ik dat het goed werkt, anders hoor ik het gelijk.’
Administratieve rompslomp voorkomen
Hank: ‘Gripp was een aantal jaar geleden nog volop in ontwikkeling, dat wist ik op het moment dat we besloten over te stappen. Door het fijne contact had ik toch vertrouwen dat het goed zou komen. In het begin merkten we dat het softwaresysteem nog niet volledig was ingespeeld op de architectenbranche. Maar er volgden al snel updates die voor ons van belang waren. Tevens hebben we ook wat verbeteringen aangedragen zoals een sjabloon aanpassing en de kleuren binnen de planning, zodat duidelijker werd wanneer iemand beschikbaar is. Gripp is als het ware met ons meegegroeid. Een grappig feitje is dat we ons beleid hebben aangepast op de functionaliteiten van Gripp als het aankomt op de verlofuren. Eerder was het beleid rondom overuren zo dat als je een
avond langer had doorgewerkt, je de ochtend erna gewoon later begint. Dat voorkwam administratieve rompslomp. De ‘compensatie knop’ in Gripp heeft onze kijk hierop veranderd. Hiermee was het ineens mogelijk om die uren op te nemen wanneer het iemand
zelf schikt. We hebben toen ons beleid aangepast rondom overwerken en compensatie, zonder dat het extra rompslomp geeft. Onze mensen zijn hier heel blij mee. Dan wordt ineens inzichtelijk hoe software helpt met het verbeteren van je processen.’
