Optimaliseer projecten met slimme bedrijfssoftware

Vier jaar geleden was H+N+S Landschapsarchitecten toe aan nieuwe bedrijfssoftware voor hun organisatorische processen. Hank van Tilborg, directielid bij H+N+S vond dat hun toenmalige software niet voldeed aan de eisen van het bureau. Een zoektocht volgde, waarbij een eis centraal stond: Het nieuwe softwaresysteem moest vooral gebruiksvriendelijk zijn en aansluiten bij de visueel ingestelde medewerkers.

Hank: ‘Wij zijn ooit van onze papieren administratie overgegaan op bedrijfssoftware waarmee we een aantal van onze administratieve en organisatorische zaken konden beheren. Denk hierbij aan het registreren van uren, dit omzetten naar facturen en het
bijhouden van de planning. Maar dat pakket was totaal niet gebruiksvriendelijk. Tevens moesten we nieuwe updates kopen, een ouderwets concept. We zijn ons gaan oriënteren en kwamen al snel uit bij Gripp. De website sprak me aan, daarom besloot ik contact op te nemen. Het werd me al snel duidelijk dat een softwarepakket met automatische updates de standaard zou worden, wat ook geldt voor onze tekenpakketten en andere software.’

Een vlekkeloze datamigratie

Wanneer je wisselt van softwarepakket, ontkom je vaak niet aan een datamigratie. Voor H+N+S Landschapsarchitecten verliep deze migratie vlekkeloos. Hank: ‘In ons geval ging de migratie vooral om het overzetten van klantgegevens en administratie. De overstap was een fikse beslissing voor ons bedrijf. Je wil gewoon je werk doen zoals je het gewend bent, maar een datamigratie kan dat tijdelijk in de weg staan. Gripp hielp ons hier echt bij, waardoor het vertrouwen snel gewonnen was. In de migratieperiode is er heel intensief contact geweest. Een paar dagen was er op ons kantoor een consultant vanuit Gripp aanwezig om de datamigratie te begeleiden en ons compleet te ontzorgen. Hierdoor konden wij gewoon doorwerken. Dan voel je dat het goed komt en kun je steeds meer zaken loslaten. We hebben het datamigratie proces met succes overgelaten aan Gripp.’ Na de datamigratie is H+N+S Landschapsarchitecten direct aan de slag gegaan met de twee belangrijkste functionaliteiten: het registreren van uren en het versturen van facturen.
Hank: ‘Het systeem werd gelijk als erg makkelijk ervaren. We hebben hier op het bureau echt slimme mensen, maar intelligentie op het gebied van software en boekhouding is toch een ander soort intelligentie. Onze medewerkers willen gewoon hun werk doen en niet teveel bezig zijn met het begrijpen van de software waarin ze hun registraties moeten doen. Het moet simpel zijn, alles moet makkelijk te vinden zijn en het moet goed werken. Zolang ik geen commentaar krijg op het systeem weet ik dat het goed werkt, anders hoor ik het gelijk.’

Administratieve rompslomp voorkomen

Hank: ‘Gripp was een aantal jaar geleden nog volop in ontwikkeling, dat wist ik op het moment dat we besloten over te stappen. Door het fijne contact had ik toch vertrouwen dat het goed zou komen. In het begin merkten we dat het softwaresysteem nog niet volledig was ingespeeld op de architectenbranche. Maar er volgden al snel updates die voor ons van belang waren. Tevens hebben we ook wat verbeteringen aangedragen zoals een sjabloon aanpassing en de kleuren binnen de planning, zodat duidelijker werd wanneer iemand beschikbaar is. Gripp is als het ware met ons meegegroeid. Een grappig feitje is dat we ons beleid hebben aangepast op de functionaliteiten van Gripp als het aankomt op de verlofuren. Eerder was het beleid rondom overuren zo dat als je een
avond langer had doorgewerkt, je de ochtend erna gewoon later begint. Dat voorkwam administratieve rompslomp. De ‘compensatie knop’ in Gripp heeft onze kijk hierop veranderd. Hiermee was het ineens mogelijk om die uren op te nemen wanneer het iemand
zelf schikt. We hebben toen ons beleid aangepast rondom overwerken en compensatie, zonder dat het extra rompslomp geeft. Onze mensen zijn hier heel blij mee. Dan wordt ineens inzichtelijk hoe software helpt met het verbeteren van je processen.’

”Gripp zorgde dat de datamigratie soepel verliep, waardoor wij gewoon door konden werken.”

 

Een Formule 1 auto op de snelweg

H+N+S Landschapsarchitecten zet Gripp momenteel in op de basisfunctionaliteiten, maar is van plan in de toekomst steeds meer van de functionaliteiten te benutten, zegt Hank. ‘Ik vergelijk Gripp met een Formule 1 auto, super high tech. Gripp ontwikkelt steeds weer nieuwe functionaliteiten, maar ik vermoed dat wij nog niet eens de helft ervan gebruiken. We hebben dus nog een hoop te winnen. Daardoor voelt het soms alsof we met de Formule 1 auto op de snelweg rijden in plaats van op het circuit. Maar vijf jaar geleden reden we in een tractor op de snelweg. H+N+S Landschapsarchitecten zet Gripp nu vooral in op de domeinen relatiebeheer, planning, offertes en facturatie. Hank: ‘We voegen eigenlijk steeds meer lagen toe aan het gebruik van Gripp binnen de organisatie. Sinds kort gebruiken we de timeline in onze financiële monitoring. Op korte termijn zijn we ook van plan om het rapportage stuk erbij te betrekken, als financieel dashboard. Maar er zijn ook zaken die we nooit gaan gebruiken omdat die voor ons als landschapsarchitectenbureau niet relevant zijn, zoals de gestandaardiseerde producten. Dat is omdat je, plat gezegd, als landschapsarchitectenbureau geen kant-en-klare producten maar diensten verkoopt. Daarnaast zit ieder project qua kostenstructuur net anders in elkaar en vereist het altijd maatwerk. Wanneer we nu onze uren goed registreren kunnen we die heel makkelijk vertalen in een factuur, met een druk op de knop. Het is fijn dat alles op deze manier met elkaar verbonden is.’

Over H+N+S Landschapsarchitecten

H+N+S Landschapsarchitecten is een bureau voor landschapsarchitectuur. Ze houden zich bezig met innovatieve plannen voor de inrichting en het gebruik van al het groen in onze omgeving. Dit doen ze op allerlei niveaus: van tuinen tot een nationaal landschap
en van boezemkade tot riviersysteem. Het bureau werkt voor de Rijksoverheid, provinciale en gemeentelijke overheden, waterschappen, ngo’s, bedrijven en particulieren.

Meer ervaringen van architectenbureaus

Gripp scheelt ons op alle vlakken van de administratie tijd.

Eric Schellevis

Eigenaar bij 2.0 Architecten

Krijg net als 2.000+ bedrijven ook Gripp op de zaak

  • Efficiënte, gestroomlijnde bedrijfsprocessen
  • Minder fouten, meer werkplezier
  • Sneller en verantwoord groeien
  • Datagedreven ondernemen

The proof of the pudding…

is in the eating. Probeer daarom Gripp bedrijfssoftware 14 dagen kosteloos uit. Geheel vrijblijvend. En zonder beperkingen. Aan de slag!
Probeer nu gratis

Geen creditcard nodig. Geen gedoe.