Alle artikelen

In 5 stappen efficiënt werken: Verbeter de basis van je bedrijfsprocessen

Of je nu werkt bij een architectenbureau, een marketingbureau of een reclamebureau, interne processen zijn overal. Als je erover nadenkt ontstaan ze zelfs zonder dat ze zijn gedefinieerd. Gewoon omdat zonder deze processen je bedrijfsvoering niet kan bestaan. Denk hierbij aan je relatiemanagement, je facturering, je salesfunnel en planning en urenregistratie. Maar dat de interne processen binnen je organisatie al bestaan, wil niet zeggen dat ze ook bijdragen aan efficiënt werken. Heel vaak kunnen de interne processen van je organisatie efficiënter dan je denkt. Het verbeteren van deze interne processen gaat vaak niet over één nacht ijs. Maar als je er nu aan begint, levert het je des te sneller meer efficiëntie en andere voordelen op. Hieronder een hands-on stappenplan hoe jij de interne processen van jouw organisatie planmatig kan verbeteren.

Stappenplan voor het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen:

1. Bedrijfsprocessen in kaart brengen

Om een goed beeld te vormen van wat er beter kan aan de processen van jouw bedrijf, moet je eerst inventariseren welke processen er allemaal lopen binnen jouw bedrijf. Hierbij kun je denken aan processen rondom je relatiebeheer, het verkoopproces, de manier van facturering maar ook de planning van medewerkers, urenregistratie en andere ondersteunende en besturende processen. 

Denk na over het verloop van deze processen in combinatie met het ideaalbeeld van hoe je wil dat deze processen eruit moeten zien. Maak vervolgens een prioriteitenlijst op basis van de processen die je als eerste wil verbeteren. Maak hiervoor een realistische planning en een actiepuntenlijst. 

2. Een business software systeem voor al je bedrijfsprocessen

Nu je hebt bedacht welke bedrijfsprocessen je wil optimaliseren, wil je ze zo goed mogelijk kunnen bewaken en bewerken. Digitale bedrijfssoftware helpt hierbij. Zie het als het omhulsel van je bedrijfsprocessen. 

Met bedrijfssoftware zoals Gripp leg je je bedrijfsprocessen vast en kun je ze op een overzichtelijke manier met elkaar integreren. Denk hierbij aan het koppelen van taken en uren aan diverse onderdelen van een offerte. En het kan nog dieper, zo kun je je facturen en inkoopfacturen weer koppelen aan de boekhoudmodule van Gripp of koppel je Gripp met jouw gebruikelijke boekhoudpakket. 

Bedrijfssoftware biedt vaak ook nog diverse sales en relatiebeheer opties. Zo breng je al je belangrijke bedrijfssoftware onder in een pakket. Dit zorgt voor overzicht en efficiëntie.

3. Optimaliseer de kwaliteitsbewaking van je processen

Heb je eenmaal geïntegreerde (CRM) bedrijfssoftware? Dan wil je natuurlijk dat dit ook op de juiste manier wordt beheerd. De tip is om één iemand binnen je organisatie verantwoordelijk te maken voor het systematisch ontwikkelen, verbeteren en monitoren van alles processen. Doordat een persoon de kwaliteitsbewaking uitvoert van de verbetertrajecten weet je zeker dat het eenlijnig verloopt. Zorg er hierbij wel voor dat je procedures opstelt rondom de kwaliteitsbewaking; zodat wanneer er iemand uitvalt, het systeem zonder problemen beheert kan worden door een andere medewerker. 

4. Cijfers, cijfers en nog eens cijfers

En dan kun je er niet meer omheen. Wanneer je – een groot deel van – de bedrijfsprocessen van je organisatie opneemt in geïntegreerde bedrijfssoftware dan is er een punt waarop je wil zien of je daadwerkelijk efficiënter bent gaan werken dan bijvoorbeeld de maand ervoor. Of je wil zien voor hoeveel je hebt gefactureerd, hoe declarabel je werknemers zijn, etc. 

Gripp biedt de mogelijkheid om inzicht te krijgen in allerlei zaken die je als ondernemer wil weten. Zo krijg je inzicht in de opbouw van je omzet, duidelijke rapportages over het aantal geschreven uren, waar je klanten zich bevinden en nog veel meer. 

5. Evalueren en bijsturen op procesverbeteringen

Alleen door te kijken naar het verleden kun je bijsturen voor de toekomst. Aan de hand van duidelijke rapportage zie je in een opslag of je nieuwe procesverberingen nut hebben en waar nog potentie zit. Bespreek op geplande momenten de bevindingen met belanghebbende zodat je op tijd aanpassingen kan maken of weer nieuwe procesverbeteringen kan doorvoeren. 

Met Gripp, grip op de zaak

Gripp is dé vriendelijke bedrijfssoftware speciaal voor creatieve dienstverleners. Met onze software helpen we de interne processen van bedrijven te vergemakkelijken en efficiënter in te richten. Onze software draait volledig in de cloud en zo is al je data veilig en overal toegankelijk vanaf elk apparaat. Dat is nog eens efficiënt werken.

Gripp helpt bij het optimaliseren van jouw bedrijfsprocessen dankzij de volgende functionaliteiten: 

  • CRM: Een integraal overzicht van al je klanten, leads en relaties.
  • Sales & Offertes: Maak online offertes in jouw huisstijl, krijg inzicht in jouw verkoopkansen en zet ze vervolgens snel om naar nieuwe projecten of klanten.
  • Taken, uren & planning: Bekijk de status van ieder project, ga accuraat te werk door het registreren van uren op taken en projecten, en creëer structuur en transparantie.
  • Factureren: Verstuur facturen online of per post, eenmalig of periodiek. Gewoon hoe jij het wil én direct gekoppeld aan je boekhoudpakket. 
  • Boekhouding: Met de boekhoudmodule van Gripp zie je in een real-time overzicht de resultaten en heb je altijd grip op je cijfers. Liever boekhouden in een anders pakket? Maak dan gebruik van onze live-koppelingen. 
  • Rapportage: Verkrijg inzicht en stuur bij waar nodig. Gripp heeft alle benodigde bedrijfsdata voor je samengevoegd, zo kun je volledig vertrouwen op de cijfers en demonstreer je ze aan de hand van duidelijke rapportages. 
  •  En nog veel meer..: Doe de virtuele tour! 

Ook biedt Gripp diverse integraties met andere bedrijfssoftware zoals Exact Online, Leadinfo, Twinfield en nog veel meer. Wil je eens sparren over de ambities van jouw organisatie en kijken of Gripp daarbij past? Vraag dan een vrijblijvende demo aan met een van onze business consultants.