Insights, tips en features

Automatisering en innovatie met VionA: ‘Haal de robot uit de mens’

Voor veel ondernemers zijn RPA (Robotic Process Automation) en API’s abstracte begrippen. Toch schuilt er achter deze technologieën een enorme kracht: ze kunnen tijdrovende, repeterende taken volledig uit handen nemen en processen stroomlijnen. VionA laat zien hoe je deze technologie praktisch en effectief inzet. Met een duidelijke missie – bedrijven helpen om ruimte te maken voor creativiteit en strategisch werk – zet VionA de standaard in administratieve automatisering. Ze combineren RPA- en API-oplossingen om maatwerk te leveren dat niet alleen processen vereenvoudigt, maar ook nieuwe kansen opent voor groei en innovatie.

Wat maakt VionA uniek?

VionA biedt geen standaardoplossingen omdat de repeterende taken bij elk bedrijf anders zijn. Daarom begint VionA met de vraag: Waar in de organisatie zit de bottleneck? Het doel is om daar waar het meeste rendement te behalen valt, processen te optimaliseren. VionA bouwt geen nieuwe software, dat is waar vaak verwarring plaatsvindt zegt Jasper Verbunt, co-founder VionA.’’We bouwen geen nieuwe softwaresystemen of tools. We werken met de bestaande tools en systemen en laten daar enkel automatisering op los. We laten systemen die geen directe koppeling hebben met elkaar communiceren of we reduceren het aantal klikken in bijvoorbeeld ERP. Als een mens het kan, kan VionA het ook,” 

Door middel van RPA en API’s nemen zij de menselijke handelingen over. Zo ontstaat een combinatie van betrouwbaarheid en foutloosheid die alleen een computer kan bieden.

RPA versus API: Twee werelden die elkaar versterken

Bij het automatiseren van processen werkt VionA met zowel API’s als RPA-oplossingen om repeterende handelingen te minimaliseren.

De verschillen: 

  • API: API staat voor Application Programming Interface. Dit is de standaardtaal waarmee computersystemen met elkaar communiceren wanneer je bijvoorbeeld een koppeling legt. Zie het als een directe koppeling tussen verschillende systemen. Een goed voorbeeld is het synchroniseren van klantgegevens tussen een CRM en marketingsoftware. Met API’s wordt data razendsnel en accuraat uitgewisseld.
  • RPA: RPA, oftewel Robotic Process Automation, bootst menselijke handelingen na. Dit is ideaal voor situaties waarin API’s niet toereikend zijn. Denk bijvoorbeeld aan een robot die automatisch inlogt op systemen om gegevens te verwerken of repetitieve taken uitvoert die anders handmatig veel tijd kosten.

Gripp en VionA

Gripp en VionA zijn de ideale combinatie wanneer je op zoek bent naar een oplossing die zowel flexibiliteit als efficiëntie biedt in jouw bedrijfsprocessen. Wanneer je huidige systemen al veel taken automatiseren, maar handmatige werkzaamheden nog steeds blijven liggen, kan de samenwerking tussen Gripp en VionA een uitkomst bieden. Denk hierbij aan automatisering van het:

  • goedkeuren van uren op basis van tags.
  • doorvoeren van contract verhogingen met een vast percentage.
  • uitvoeren van nachtelijke exports van gegevens, zoals contractregels, uurtarieven en niet-declarabele uren.
  • automatisch importeren van geëxporteerde gegevens in een extern systeem.

Daarnaast gaat VionA verder met slimme automatiseringen die bedrijven echt vooruit helpen. Zo kunnen offertes direct vanuit een website worden gegenereerd en ingeladen in systemen zoals Gripp. Relaties worden automatisch gesynchroniseerd met marketingtools zoals Activecampaign, waardoor klantsegmentatie niet alleen eenvoudiger, maar ook veel efficiënter wordt.

Praktijkvoorbeelden: Hoe VionA bedrijven helpt

VionA vereenvoudigt het werk van Gripp-gebruikers aanzienlijk. Zo wordt bij Key Merchandise een slimme robot ingezet om automatisch kostenplaatsen te koppelen aan facturen in Exact, wat dagelijks een uur handmatig werk bespaart. Ook bij Pro Industry worden processen efficiënter gemaakt door de automatisering van ziekteverzuimregistratie via API’s en RPA. Dit zorgt ervoor dat de processen soepel en foutloos verlopen. Deze voorbeelden illustreren een mooi beeld van de praktische voordelen van VionA in de dagelijkse bedrijfsvoering.

AI: De toekomst van automatisering

VionA kijkt ook vooruit naar de mogelijkheden die AI biedt. Volgens Jasper zal de volgende stap in automatisering liggen in de introductie van AI-agents die niet alleen data verzamelen, maar ook zelf beslissingen kunnen nemen. Denk aan het automatisch verwerken van inkomende facturen of het opstellen van offertes op basis van e-mails.

“AI brengt je in een stroomversnelling voor automatisering,” zegt Jasper. “Het gaat een grote slag maken in administratief werk.’’

Meer tijd voor wat écht telt

Naast tijdbesparing brengt RPA nog meer voordelen voor ondernemers. Jasper: ‘’Een computer maakt geen fouten en biedt consistentie. Ze gaan niet op vakantie en zijn niet ziek. Hierdoor ben je ervan verzekerd dat processen consistent doorlopen en foutloos zijn.’’ De quote ‘’Haal de robot uit de mens’’ vindt Jasper een mooie omschrijving van wat er gebeurt als je RPA gebruikt om repeterende taken te automatiseren. ‘’Zo ontstaat er ruimte voor de mens om weer menselijk werk te doen.’’