Grip(p) in één oogopslag met rapportage dashboards van Nexler 

Wanneer je als bedrijf op dagelijkse basis werkt met Gripp, bouw je automatisch een hoop data op. Deze data kan je helpen inzicht te krijgen in diverse onderdelen van je bedrijf. En die inzichten zorgen er weer voor dat je bewuster kunt sturen. In Gripp is het maken van rapportages al mogelijk, maar wanneer je al je waardevolle Gripp data in een mooi visueel overzicht wilt hebben, dan is Nexler de rapportage maatwerk expert. 

Bert Tukkers en Martijn Roorda hadden jaren geleden al het idee om samen een bedrijf te starten. Toen Bert vorig jaar zijn bedrijf verkocht, was het zover. Samen met Martijn startte hij Nexler. Nexler maakt het werk voor hun klanten leuker. Dit realiseren ze door het ontsluiten én het inzichtelijk maken van data en door middel van Robotic Process Automation (RPA) repetitieve handmatige handelingen binnen organisaties te automatiseren. Door middel van Microsoft Power BI, waardoor waardevolle informatie in één oogopslag zichtbaar is, bouwen ze onder andere dashboards en rapportages. Inmiddels bestaat het bedrijf uit acht werknemers. 

“Voor ons is Gripp het beste pakket. Het heeft de ideale combinatie van allerlei onderdelen die we dagelijks nodig hebben.”

 Martijn: “Gripp is een mooi voorbeeld van een alles in één pakket. Het is een prachtig pakket, het ontzorgt je volledig. Dirk Kwakkel, operationeel directeur van Haan Reclamewerk en Sign mediagroep is al langer klant bij Gripp en sluit zich daarbij aan: “Het was voor signmakers lastig om een pakket te vinden waarin alles vertegenwoordigd is. Voor ons is Gripp het beste pakket. Het heeft de ideale combinatie van allerlei onderdelen die we dagelijks nodig hebben, waardoor we niet allerlei pakketten hoeven te combineren om vervolgens te zoeken waar je welke data moet halen. Het maakt onze bedrijfsvoering een stuk eenvoudiger en daardoor efficiënter. We gebruiken het al jaren.”

Gecombineerde informatie in één inzichtelijk dashboard

Toch blijven er altijd handelingen bestaan die door mensen uitgevoerd moeten worden tussen pakketten of systemen. En daarmee ontstaan nieuwe behoeftes. “We merkten al snel dat er bij gebruikers van Gripp en vergelijkbare software pakketten behoefte is aan meer inzichtelijke dashboards zoals die van ons”, vertelt Martijn. Roy Verhaar, head of operations bij Gripp kan dit beamen: “Gripp heeft de wensen vaak wel beschikbaar in rapportages, maar we merken dat veel bestuurders en managers deze informatie samen willen zien. Als je informatie uit Gripp in breder perspectief wilt bekijken of wilt combineren met informatie uit een ander pakket, kost dat wat extra moeite.” Dirk: “Ik moet dan allerlei exports draaien en zaken aanpassen voordat de data bruikbaar is. Nexler heeft voor ons gekeken wat we nodig hebben en op basis daarvan bestaande getallen verwerkt in een dashboard waarin alles in één oogopslag is te zien. 

Focus op de core business

Martijn: “Gripp richt zich op het registeren van alle gegevens in een organisatie en zorgt er voor dat de data actueel en juist is. Uiteraard levert Gripp ook inzicht in die data, maar op een gestandaardiseerde wijze. Gripp is immers een standaard applicatie. Veel gebruikers hebben behoefte aan een specifiek inzicht, afgestemd op hun bedrijfsproces. Daar zijn de maatwerk dashboards die Nexler kan ontwikkelen uitermate geschikt voor.”“We kunnen de wensen van de Gripp gebruikers verwerken in de rapportages en dashboards. Nadat bleek dat we Haan Reclamewerk goed konden helpen, was het een logische stap om contact op te nemen met Gripp met de vraag of er meer behoefte speelt onder gebruikers. Inmiddels zijn we voor drie Gripp gebruikers aan de slag.” Omdat we nu de voor deze Gripp gebruikers het eerste maatwerk dashboard hebben gebouwd, kunnen we de reeds gerealiseerde data ontsluiting toepassen voor alle Gripp gebruikers.”

“Zo kun je bijvoorbeeld in hetzelfde dashboard zien wat je urencapaciteit is, maar ook hoe je orderverloop gaat of hoe je er financieel voor staat.”

Gepersonaliseerde inzichten

De basis kan op iedereen worden toegepast, maar wat je vervolgens precies ziet, kan compleet naar wens worden aangepast. Martijn: “Voor Haan Reclamewerk betekent dit omzet, lopende opdrachten, omzet op lopende opdrachten incl. vooruit gefactureerde omzet offertes, openstaande crediteuren/debiteuren etcetera op basis van Gripp en een ander gekoppeld financieel pakket. Als er nog een ander pakket wordt toegevoegd, wordt dat extra data ontsluiting genoemd, zoals het financiële pakket bij Haan Reclamewerk of nog een extra voorraadsysteem. Zo kun je bijvoorbeeld in hetzelfde dashboard zien wat je urencapaciteit is, maar ook hoe je orderverloop gaat of hoe je er financieel voor staat. Op die manier geven we de klant het meest optimale realtime inzicht in hun prestatie.”  Daarbij is een dashboard eigenlijk nooit af. Als de klant nieuwe inzichten ervaart, zorgt dat voor inspiratie voor nieuwe wensen. Martijn: “Na het realiseren van een eerste dashboard voor Haan Reclamewerk in april 2022, werd hun wensenlijst alleen maar groter. “Het is een ongoing process, vertelt Dirk. “Ik vraag me af of het ooit helemaal stopt.”

 “Gripp is de verzamelbak waar alles in zit, in het dashboard wordt dit vertaalt naar onmisbare informatie voor mijn functie.”

 Voor Dirk is het dashboard heel waardevol. “Ik ben er blij mee. Het is voor mij heel waardevolle informatie. Gripp is de verzamelbak waar alles in zit, in het dashboard wordt dit vertaalt naar onmisbare informatie voor mijn functie.” Martijn: Gripp wordt volledig gebruikt, de informatie wordt enkel anders gepresenteerd, waardoor je elk moment weet waar je staat. Volgens mij is dat het allerbelangrijkst in deze tijd, waarin snelheid en kwaliteit van essentieel belang is.” 

Continue up to date

Als alles eenmaal geïmplementeerd is, kan het dashboard met één druk op de knop ververst worden, zodat de data altijd up to date is. Het is afhankelijk van de klant met welke frequentie dit gebeurt. “Bij Haan halen we het gros van de data één keer per nacht binnen, maar iedere twaalf minuten verversen we de data die actueel moet zijn”, vertelt Martijn. “Omdat je constant wilt weten waar je op dat moment staat. Inmiddels hebben we ook een oplossing gerealiseerd die het scherm automatisch laat verversen, zodat je niet meer op de knop hoeft te drukken.” 

 “Door het dashboard worden we gedwongen om Gripp op de juiste manier te gebruiken.”

Directe spiegel voor Gripp gebruik

De kwaliteit van de data is de grootste uitdaging voor Nexler. Het dashboard dient als een directe spiegel voor de manier waarop Gripp gebruikt wordt. Martijn: “Er moet wel op een eenduidige manier met Gripp worden gewerkt. De data die wordt ingevoerd moet volledig kloppend zijn, want als je vervuilde data invoert, komt er ook vervuilde data uit. Dan halen we de data op en zien we ineens heel rare getallen voorbij komen. Als we dit vervolgens analyseren, zien we dat sommige velden niet of onjuist worden ingevuld. Een mooie bijkomstigheid is dan dat we de medewerkers ook kunnen begeleiden in het optimaal gebruiken van de beschikbare velden in Gripp.Dirk: “Hierdoor word je gedwongen om te zorgen dat iedereen goed met het systeem omgaat, zodat de data in het dashboard relevant en kloppend is. Daardoor zijn we bepaalde werkwijzen anders gaan doen. Sommige velden worden nu wel gevuld, zodat de output richting het dashboard juist is en waardevol. Dat is echt een groot voordeel.” Daarnaast is een veelgemaakte fout bij het maken van dashboards en rapportages dat er dat er teveel informatie in verwerkt wordt. Daardoor wordt het onoverzichtelijk en wordt er niet meer mee gewerkt. Daarom moet de informatie die erin staat volledig relevant zijn voor de gebruiker. Haan wil bijvoorbeeld graag voor bepaalde afdelingen dashboards hebben. Deze moeten niet allemaal dezelfde informatie weergeven, maar laten zien wat per afdeling relevant is.

Klein bedrijf

Dat gaat volgens Haan Reclamewerk helemaal goedkomen. “Doordat Nexler een relatief klein bedrijf is, wordt er snel geschakeld. Martijn: “Wij zeggen altijd, je moet zeggen wat je gaat doen en daarna doen wat je gezegd hebt. Dat klinkt eenvoudig, maar ga maar eens na hoeveel bedrijven dat niet doen. We hopen in de toekomst meer bedrijven zoals Haan te kunnen helpen om het inzicht te krijgen dat ze wensen. We worden blij van klanten die blij worden van de oplossing die we hebben gebouwd.” 

Bekijk hier voorbeelden van de inrichting van dashboards van Nexler.