Professionele offertes;
Wat levert het je op? 

Hoe goed je product ook is, vaak is het de offerte die de klant over de streep moet trekken. Toch zijn offertes niet altijd overzichtelijk of aantrekkelijk. Daarom besloot onderzoeker en conceptontwikkelaar Maurits Vroombout van creatief bureau Everbetter op maat gemaakte offertesjablonen te ontwikkelen voor bedrijven. Zijn mooie ontwerpen bleven niet onopgemerkt door klanten van Gripp. Meerdere klanten gebruiken inmiddels de op maat gemaakte sjablonen van Maurits.

Ongeveer vijf jaar geleden begon het Maurits op te vallen dat veel offertes er niet goed uitzien. ‘Er wordt slecht in gecommuniceerd, ze stralen geen enthousiasme uit voor het product en de kernwaardes van het bedrijf komen niet goed naar voren. Dit is echter wel een middel waarmee deals gesloten worden. Waarom wordt een offerte niet als een volwaardige verkooptool beschouwd? Er wordt toch ook veel aandacht besteed aan de vormgeving van een website en winkels worden op een doordachte manier ingericht.’ Met die vragen in het achterhoofd besloot Maurits offertesjablonen te gaan ontwerpen. ‘Met de juiste sjablonen kan je meer verkopen voor meer geld en je beperkt misverstanden.’

Daarnaast straal je professionaliteit en vertrouwen uit’, vult Dré Thewessen aan. Als partner van Accordis was hij al een tijdje aan het stoeien met de opmaak van zijn offertes, toen hij in april 2021 via Gripp bij Maurits terecht kwam. Daar is hij nog altijd zeer positief over. ‘Maurits wist al onze informatie overzichtelijk te ordenen zodat het duidelijk en professioneel overkomt. Dat creëert vertrouwen.’

Vormgeving belangrijke rol bij offertes

Dat de vormgeving belangrijk is weet Charlotte Backx, eigenaresse van tekstbureau Door Lotje Getikt, al langer. ‘Tegenwoordig zorgt de grote hoeveelheid informatie ervoor dat onze aandacht super versnipperd is. Je kunt alleen nog maar scannen. Daarom moet je in de eerste seconde iemands aandacht grijpen. Als je een offerte opent en je ziet gelijk een sprekend design, dan weet ik zeker dat de kans veel groter is dat die van ons op z’n minst gelezen wordt.’

”Veel klanten geven aan dat ze sneller een handtekening krijgen voor een hoger bedrag. Je gaat je investering echt terugverdienen.”

Daarom besteedde Charlotte gelijk aandacht aan de opzet van de offertes toen ze in 2016 met Gripp begon. ‘Ik maakte een cover, een voorwoord en een intro. Daarmee liepen we al voor op andere bedrijven.’ Deze mogelijkheid was een van de voorwaarden die Dré had bij het nemen van bedrijfssoftware. ‘Niet elke bedrijfssoftware ondersteunt het integreren van facturatie en offertes’, legt hij uit. ‘In Gripp kun je best makkelijk zelf offertes maken, vult Maurits aan. ‘Je kan offertes opslaan en standaardiseren. Dat zijn functionaliteiten die veel andere pakketten niet hebben.’

De offertesjablonen in Gripp zijn bewust heel neutraal gehouden, zodat ze bij veel verschillende type bedrijven passen. Toch zag Maurits ruimte voor verbetering. Om een eigen vormgeving te creëren, heb je kennis nodig van een stukje codering. Maurits: ‘Als je iets wilt maken dat anders is, moet je precies weten hoe bepaalde instellingen zich gedragen. Ik ken de beperkingen, dus ik kan eromheen werken.’

Doel van offerte sjablonen

Toen Maurits een voorbeeld liet zien, was Charlotte erg onder de indruk: ‘Ik vond het geweldig. De pakketteksten maken het geheel rustiger, waardoor het fijner leest. Dat wilde ik ook.’ ‘Een goed offertesjabloon moet tegemoet komen aan de behoefte van de lezers’, vindt Maurits. ‘Het moet heel helder en transparant zijn. Je moet er als lezer snel doorheen kunnen gaan en makkelijk vinden waar je naar op zoek bent.’

‘Vanuit die gedachte maak ik de hoofdstructuur. Die bestaat uit hoofdstukken, meestal drie of vier onderdelen. Daarnaast moeten de merkwaardes van een bedrijf te zien zijn op de offerte. Deze worden in overleg uitgewerkt naar wens van de klant. Eigenlijk zijn er drie doelen voor een offerte sjabloon: meer omzet, misverstanden voorkomen en tijd besparen door sneller te werken en standaardiseren. Gripp werkt daar goed bij omdat je ook projecten kan opslaan.’

“Voordat we werkten met offerte sjablonen kregen we nooit rechtstreeks complimenten.”

Hoge acceptatie score en positieve reacties
Deze doelen worden ruimschoots behaald volgens Charlotte, Dré en Maurits. Dré: ‘We hebben nooit meer misverstanden sinds we het sjabloon gebruiken. Alles staat er heel duidelijk in.’ ‘Vroeger gaven we bijvoorbeeld recht op één correctieronde, vertelt Charlotte, maar daar stond geen eindtijd bij, waardoor iemand mogelijk na een jaar nog terug zou kunnen komen op een tekst waarvan we niet eens meer wisten dat we die geschreven hadden. Nu kunnen we, waar nodig, terugverwijzen naar de offerte, waarin alle afspraken duidelijk te vinden zijn.’ ‘Daarnaast werken we zeker 20 keer zo snel’,  aldus Dré. 

Charlotte: ‘Bedrijven koppelen aan ons terug dat onze offerte de netste was en dat ze aan de kwaliteit van de offerte kunnen zien dat we kwaliteit kunnen leveren. Voordat we werkten met offerte sjablonen kregen we nooit rechtstreeks complimenten.’ ‘Klanten worden er blij van’, merkt ook Dré. ‘Ze bellen me terug om aan te geven hoe mooi ze de offerte vinden en willen ook met Gripp werken.’ Dit soort verhalen zijn herkenbaar voor Maurits. ‘Het ziet er fantastisch uit’, ‘ik maak de offertes veel sneller’, ‘mijn klanten zijn enthousiast’, zijn voorbeelden van geluiden die hij vaak terug hoort. ‘Mensen worden er gelukkiger van. Het maakt hun leven een stukje makkelijker.’

“Sinds het gebruik van offertesjablonen hebben we ons aantal klanten meer dan verdriedubbeld. Ik had me dit niet kunnen voorstellen. Het heeft me meer opgeleverd dan ik gedacht had.”

Naast de complimenten en de efficiëntere manier van werken, zorgt het offertesjabloon ook voor een hogere acceptatie score bij beide bedrijven. Maurits: ´Er is een direct verband tussen de vormgeving van je offerte, hoe de offerte gelezen wordt en de deals die je sluit. Veel klanten geven aan dat ze sneller een handtekening krijgen voor een hoger bedrag. Je gaat je investering echt terugverdienen.’ Accordis is een van die klanten. ´Sinds het gebruik van de sjablonen hebben we ons aantal klanten meer dan verdriedubbeld’, vertelt Dré. ‘Ik had me dit niet kunnen voorstellen. Het heeft me meer opgeleverd dan ik gedacht had.’

Ook meer resultaat met professionele offertes?

Benieuwd of jouw offertes ook een extra duwtje in de rug kunnen gebruiken? En wil je ook op een professionele manier offertes uitwisselen met je klanten door middel van offerte software? Vraag dan vrijblijvend meer informatie aan over offertesjablonen.
Bekijk hier de voorbeeldoffertes van Accordis en Door Lotje Getikt.