Inzicht en gemak voor het hele team

Tot een half jaar geleden deed Jan Vugts van Vugts Reclame zo’n beetje alles zelf op het gebied van organisatorische processen en administratie. De administratie, bedrijfsgegevens van relaties, planningen, urendeclaraties en lopende opdrachten stonden alleen op Jan’s computer. Gripp bood hem en zijn medewerkers de uitkomst om alle organisatorische processen te digitaliseren en te stroomlijnen. 

Jan: ‘Ik was bij ieder telefoontje betrokken. Elke opdracht zat in mijn hoofd of stond op mijn computer. Met Gripp heeft iedereen inzicht en is er veel meer rust in het bedrijf gekomen. Een signbedrijf met zeven man personeel vergt een strakke planning en goede communicatie. We maken veel offertes, opdrachten moeten worden ontworpen, geproduceerd en gemonteerd. Al deze processen verliepen voor de komst van Gripp via mij. Ik verzorgde het contact met de klant, speelde informatie door naar de ontwerper, was betrokken bij eventuele aanpassingen, bracht de monteurs op de hoogte van instructies, afleveradres en tijd. Kortom: ik fungeerde als postbode binnen het bedrijf.’

Oude manieren van werken achterlaten

Vugts Reclame werkte voor de komst van Gripp al 15 jaar met verschillende systemen die door de snelle ontwikkeling van het bedrijf niet meer voldoende waren. Jan: ‘Het sijpelt er door de jaren in. Je vindt een systeem dat werkt en gaat daarop door. Vijftien jaar geleden startte ik in mijn eentje. Mijn vrouw kwam in het bedrijf werken en daarna volgde er meer personeel maar het systeem veranderde niet. Facturen maakte ik op in Excel, communiceren deed ik via Outlook en montage-orders zaten keurig in plastic insteekhoesjes gesorteerd in bakjes. Aan het einde van de week spendeerde ik een complete zaterdag aan het bij elkaar zoeken van informatie om de facturen correct op te stellen. Nu start ik vrijdag om half vier met factureren en ben ik binnen een uur klaar. Op tijd voor het weekend. De molensteen is gelicht en collega’s bloeien op omdat ze veel zelfstandiger kunnen werken. Gripp is de blauwdruk geworden voor onze werkdag.’

”Gripp is de blauwdruk geworden voor onze werkdag.”

 

Meer tijd over voor klanten en nieuwe klussen

Door Gripp heeft Jan veel meer tijd over voor zijn klanten en zijn de lopende projecten veel overzichtelijker geworden door de makkelijke interface en het duidelijke werkproces dat hierin is vastgelegd. Jan: ‘De zeeën aan tijd die ik nu over heb, kan ik mooi investeren in klanten. Ik heb meer tijd om bij klanten langs te gaan, kan projecten beter doornemen en begeleiden en er is nu meer tijd voor acquisitie. Dat is ideaal en ik hoop daar in de loop van het komende jaar de vruchten van te plukken. Door inkoopprijzen, productprijzen en de planning in Gripp actueel te houden en onze gewerkte tijd per opdracht te klokken heb ik bovendien een veel realistischer beeld van de opbrengst onderaan de streep. Dit komt ons bedrijf de komende jaren natuurlijk ten goede.’

Ook over het overstapproces is Jan duidelijk: ‘Ik moet bekennen dat ik bang was ellende te ondervinden van de overstap, maar we zijn zeer goed en op een persoonlijke manier geholpen. Twee experts van Gripp zijn hier geweest en hielpen met de inrichting van ons proces. Daarnaast dachten ze mee over de nieuwe processen en gaven ze tips over hoe we zaken het beste konden inrichten. Het kost enkele uren om over te stappen, maar we krijgen er heel veel zekerheid en rust voor terug.’

 

Meer ervaringen van signbureaus

Gripp is een pakket wat je prikkelt om actie te ondernemen

Christiaan de Jong

Eigenaar Haan reclamewerk

Net als 2.000+ bedrijven ook jouw zaken in zicht?

  • Efficiënte, gestroomlijnde bedrijfsprocessen
  • Minder fouten, meer werkplezier
  • Sneller en verantwoord groeien
  • Datagedreven ondernemen

The proof of the pudding…

..is in the eating. Probeer daarom Gripp bedrijfssoftware 14 dagen kosteloos uit. Geheel vrijblijvend. En zonder beperkingen.
Probeer nu gratis