Inkoopopdrachten zijn de opdrachten die je zelf uitzet richting je leveranciers en kunnen gezien worden als het tussenstadium tussen een bestelling bij een leverancier en de ontvangst van de bijhorende inkoopfactuur.
Handmatig een inkoopopdracht aanmaken
In Gripp kunnen inkoopopdrachten handmatig worden aangemaakt via Opdrachten > Inkoop, en dan de knop 'Nieuwe inkoopopdracht maken...'. De in te vullen velden spreken voor zich en komen sterk overeen met die van offertes, opdrachten en facturen. Afwijkend is het PO-nummer, waarbij de letters PO staan voor Purchase Order. Dit nummer wordt (indien leeg gelaten) door Gripp gegenereerd. Wij raden aan om met je leveranciers af te spreken dat ze dit PO-nummer melden op de inkoopfactuur die bij de uitgezette bestelling hoort.
Inkoopopdracht aanmaken vanuit een offerte of opdracht
Veel bedrijven voeren opdrachten uit, waarbij ze een stukje inkoop hebben, bijvoorbeeld voor drukwerk. In Gripp is het mogelijk om met een druk op de knop een inkoopopdracht aan te maken op basis van één of meerdere opdrachtonderdelen. Je gaat hiervoor als volgt te werk:
- Sla de opdrachtpagina op.
- Op het tabblad 'Details' vind je aanvinkhokjes achter elk onderdeel (productregel). Vink de onderdelen aan waarvoor je een inkoopopdracht wilt maken.
- Selecteer in het keuzeveld 'Kies een actie...' onder de productregels de optie 'Maak inkoopopdracht'.
- Wanneer je bij het product al een leverancier hebt opgenomen, dan vult Gripp deze direct voor je in. Zo niet, dan zul je zelf nog een leverancier in moeten vullen.
Inkoopopdracht dupliceren
Het is ook mogelijk om een reeds bestaande inkoopopdracht te dupliceren. Alle informatie in de bestaande inkoopopdracht wordt dan gedupliceerd naar een nieuwe inkoopopdracht. In deze nieuwe inkoopopdracht kun je vervolgens zaken zoals Leverancier, Aantallen en Prijzen aanpassen.
Wanneer de bestaande inkoopopdracht al gekoppeld was aan een verkoopopdracht wordt ook deze koppeling gedupliceerd. Wanneer de nieuwe inkoopopdracht gekoppeld moet worden aan een andere verkoopopdracht kan dit uiteraard ook aangepast worden.
Tevens is het mogelijk om meerdere onderdelen van de inkoopopdracht te selecteren en te koppeling met de verkoopopdracht ongedaan te maken. Dit doe je via door eerst de onderdelen via het selectievakje te selecteren en vervolgens via Kies een actie voor Ontkoppelen van opdracht te kiezen.
Inkoopopdracht verzenden
Wanneer de inkoopopdracht ingevuld is, kun je deze opslaan, en aan de rechterkant klikken op 'Verzenden of downloaden...', om de inkoopopdracht direct te verzenden naar je leverancier. Uiteraard is het afhankelijk van de afspraken die je met jouw leveranciers hebt hoe het vervolgtraject hierna wordt opgepakt. Je kunt zelf de fase van de inkoopopdracht eenvoudig aanpassen vanuit het inkoopopdracht-overzicht. De fases zijn aan te passen in de Instellingen > tabblad Opdrachten > Inkoopopdrachtfases.
Inkoopfactuur ontvangen
Na verloop van tijd zul je van je leverancier een inkoopfactuur ontvangen. Wanneer je deze gaat inboeken zul je zien dat, zodra je de naam van de leverancier invoert, je direct een overzicht krijgt van openstaande inkoopopdrachten van diezelfde leverancier. Wanneer de leverancier het PO-nummer op de inkoopfactuur heeft gezet, kun je eenvoudig de juiste inkoopopdracht aanklikken, waarna de regels automatisch worden ingeladen.
De bovenstaande werkwijze is de meest optimale manier van werken. Met de minste handelingen heb je de opdracht geheel of gedeeltelijk aan een inkoopopdracht gekoppeld, en de inkoopfactuur aan zowel de inkoopopdracht als de opdracht. Deze manier van werken is het snelst, en levert in (toekomstige) rapportages het meest accurate beeld op.