Met de Microsoft OneDrive koppeling in Gripp heb je je projectbestanden met een druk op de knop bij de hand! Voor relaties, offertes, opdrachten, contracten, en medewerkers is het mogelijk om snel te navigeren naar de juiste map in de online omgeving van Microsoft OneDrive. Mocht de map nog niet bestaan, dan wordt deze aangemaakt, inclusief een aantal zelf te definiëren submappen.
Koppeling opzetten
Om de koppeling in te stellen, log je (als hoofdgebruiker) in in Gripp, en ga je vervolgens naar Instellingen > tabblad Integraties. Bewerk de pagina, en zet dan het schuifje om achter 'Microsoft OneDrive koppeling'. Je wordt omgeleid naar een acceptatieformulier van Microsoft, waarin je aangeeft dat Gripp de koppeling mag maken.
Indien je gebruik maakt van de Microsoft Onedrive koppeling in combinatie met 2-factor authenticatie dan kan dit problemen opleveren. Maak in dit geval eerst een appwachtwoord voor Office 365 aan en meld je hiermee aan in Gripp.
Wanneer dat is gelukt, keer je weer terug naar Gripp, en zie je het volgende pop-upscherm verschijnen:
Met het vinkje "Direct aanmaken na opslaan" kun je aangeven of de hoofdmap + submappen direct aangemaakt moeten worden bij het opslaan van bijvoorbeeld een offerte. Wanneer je het niet aanvinkt zullen de mappen pas worden aangemaakt op het moment dat je op het Microsoft OneDrive icoontje klikt.
Sluit de pop-up, en sla de instellingenpagina op. Binnen enkele minuten zul je zien dat de Gripp-folder, samen met een basisstructuur, is aangemaakt in jouw Microsoft OneDrive omgeving. De mappenstructuur is als volgt: Gripp > Relaties / Offertes en Opdrachten / Medewerkers / Contracten > A t/m Z > namen van relaties en/of medewerkers (> in het geval van Offertes en Opdrachten of Contracten: de opdrachten en offertes / contracten van de betreffende relatie) > eventuele submappen die je hebt ingesteld.
Op diverse pagina’s binnen Gripp vindt je nu de mogelijkheid om een link te maken naar gerelateerde websites of pakketten. Je voegt eenvoudig een linkje toe via het ketting-symbooltje naast de titel van bijvoorbeeld de offerte-pagina. Het eventueel bestaande linkje naar Microsoft OneDrive zijn hier eveneens ondergebracht. Deze zit altijd linksboven in de hoofdtitel van de pagina.
Hoe geef ik andere medewerkers toegang?
De beheersing van de rechten loopt volledig via Microsoft OneDrive. De in de vorige stap aangemaakte hoofdfolder "Gripp", dient nog gedeeld te worden met je collega's. Je doet dat als volgt:
Open Microsoft OneDrive. Je ziet in het overzicht de map Gripp staan.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de map, en kies voor "Delen...". In de pop-up die nu verschijnt kun je de e-mailadressen van jouw collega's invullen. Deze collega's hebben een eigen Microsoft OneDrive account nodig. Je kunt zelf aangeven of je collega's alleen mogen lezen, of ook mogen schrijven in de aangemaakte mappen.
Rechtenprofiel
De mogelijkheid om de Microsoft OneDrive icoontjes te zien bij de bovengenoemde pagina's is instelbaar in de rechtenprofielen door al dan niet een vinkje te zetten bij "Mag Google Drive / Microsoft OneDrive icoontje zien op diverse detailpagina's".
Koppeling volledig opnieuw instellen
Je hebt middels de groene schuifknop op het tabblad Integraties in de instellingen de mogelijkheid om de koppeling (tijdelijk) te stoppen. Wanneer je de koppeling volledig opnieuw wilt opzetten, dan kan het nodig zijn alle informatie die Gripp heeft omtrent gelinkte mappen eerst te verwijderen, zodat ze daarna opnieuw opgezet kunnen worden. Om dit te doen neem je de volgende stappen:
- Stop eerst de koppeling door de groene schuifknop om te zetten.
- Sla de pagina op.
- Klik vervolgens op het linkje "Oude koppeling volledig resetten...".
- Je kunt nu eventueel de koppeling volledig opnieuw opzetten.