Algemene informatie over Contracten

Je kunt in Gripp contracten aanmaken. Je kunt een contract zien als een blauwdruk voor iets wat periodiek aangemaakt wordt. Een voorbeeld is het jaarlijks aanmaken van een factuur voor een onderhoudsovereenkomst met je klant, of het maandelijks ophogen van een urenbudget op een opdracht. Per contract kan de begindatum en de frequentie worden ingesteld. Elke nacht controleert Gripp of er facturen of opdrachten klaargezet moeten worden, en zet deze vervolgens klaar als een nieuwe conceptfactuur / opdracht. Daar hoef je dus zelf niet meer over na te denken!

Aanmaken nieuw contract

Bij het aanmaken van een nieuw contract heb je een aantal opties waar je uit kunt kiezen:

Beginnen met een leeg contract: Met deze keuze start je een volledig leeg contract. Een eerste contract dat je aanmaakt is altijd leeg. Je ziet in hetzelfde pop-up scherm dat je ook een keuze hebt om het contract op te slaan als een basiscontract. Dit kun je doen door middel van het aanvinken van de optie “Dit contract zal worden gebruikt als basiscontract”. Je kunt een onbeperkt aantal basiscontracten opslaan in Gripp, wat handig is als je veel dezelfde contracten verstuurd.
Beginnen vanuit een basiscontract: Als je bij punt 1 een contract als basiscontract hebt opgeslagen, dan kun je hier uit een of meer opgeslagen basiscontracten. Je hoeft bij deze keuze alleen de gegevens van de opdrachtgever in te vullen en eventueel de aantallen bij de productregels aan te passen.

Frequentie

Je kunt in een contract op 2 manieren aangeven wat de frequentie moet zijn. Voor het totale contract en eventueel per productregel.

Voor het totale contract
Wanneer en hoe vaak er voor een contract een conceptfactuur of opdracht klaargezet dient te worden, bepaal je door bij frequentie aan te geven of het wekelijks, 2 wekelijks, maandelijks etc. dient te gebeuren en door het aantal termijnen in te stellen. Tevens kun je aangeven of het contract automatisch verlengd moet worden met een x aantal termijnen.

Per productregel
Het is mogelijk om producten af te laten lopen op een bepaalde datum en een ander product te laten beginnen vanaf een bepaalde datum.
Het voordeel hiervan is dat je alle producten die er gebruikt zijn in één contract blijven.
Daarnaast kun je dit terug zien in de rapportage.
Hoe je dit instelt zie je hier:

Om producten met een aparte start- en einddatum in te stellen moet dit aan gezet worden in het rechtenprofiel. Per medewerker kun je zo instellen of ze dit wel of niet kunnen doen.

Via instellingen ga je naar rechtenprofielen en klik je het gewenste rechtenprofiel aan. In het tabblad Algemene rechten vind je onder het kopje ‘contracten’ het recht ‘Contractregel’ terug. Deze moet aangevinkt worden om het in te kunnen stellen in de contracten.

Vervolgacties

Contract omzetten naar...Uitleg

1	Toevoegen aan een nieuwe factuur	De regel zal periodiek op een nieuwe conceptfactuur verschijnen.
2	Eenmalig toevoegen aan de eerstvolgende nieuwe factuur	De regel zal eenmalig op de eerstvolgende conceptfactuur verschijnen
3	Toevoegen aan een nieuwe opdracht	De regel zal periodiek op een nieuwe opdracht verschijnen.
4	Eenmalig toevoegen aan de eerstvolgende opdracht	De regel zal eenmalig op de eerstvolgende opdracht verschijnen.
5	Bestaande opdracht ophogen en taken aanmaken	De regel zal periodiek een bestaande opdracht aanpassen en taken aanmaken. Mocht de opdracht nog niet bestaan, dan wordt deze eerst aangemaakt. (Let op: dit geldt alleen voor nieuwe contractregels die aangemaakt zijn na de Gripp Update van 4 mei 2019)

Opdracht én factuur aanmaken

Wanneer je kiest voor een van de bovenstaande opties 3, 4 of 5, dan verschijnt het vinkje 'Direct factuur aanmaken'. Naast een opdracht, wordt er eveneens direct een factuur aangemaakt. Het vinkje verschijnt alleen indien de factuurbasis ingesteld staat op 'Fixed'.

Retainerfactuur aanmaken

Wanneer je Gripp Professional gebruikt, dan kun je periodiek een retainer laten ophogen door het automatisch aanmaken van een retainer-factuur. Selecteer hiervoor bij het product 'Retainerbetaling'. Er verschijnt nu een extra veld waarin het betreffende project ingevoerd kan worden.

Achteraf opnieuw verwerken

Per contract kan de begindatum en de frequentie worden ingesteld. Elke nacht controleert Gripp of er conceptfacturen of opdrachten klaargezet moeten worden. Het kan gebeuren dat je op 1 januari een contract aanmaakt dat ook als begindatum 1 januari heeft. In dat geval is de nachtelijk verwerking reeds geweest. Wanneer dit het geval is, krijg je van Gripp een melding rechstboven, waarmee je de contracten alsnog kunt verwerken.

Naast het contractenoverzicht vind je onder Acties de knop “Controleer contracten” staan. Als je hier op klikt opent er een pop-up die aangeeft of er nog facturen of opdrachten ontbreken. Via een link in de pop-up kun je dan naar het betreffende contract gaan.

Van offerte naar contract

Bij het aanmaken van een offerte kun je al direct aangeven dat (een van deel van) de offerte moet worden omgezet naar een contract. Lees er alles over op de volgende supportpagina.
We hebben over het onderdeel contracten ook een Webinar opgenomen.

Grip op Gripp video

Wil je liever zien hoe het aanmaken van een opdracht in zijn werk gaat? Bekijk dan onze Grip op Gripp video: