Hoe Summix met Gripp de ruis uit hun processen haalde

Van versnipperde tools naar één geïntegreerd systeem

Summix is een Rotterdams bedrijf dat klanten helpt met data strategie, platformen en Power BI dashboards. Maar achter de schermen worstelde het bedrijf zelf met een versnipperde workflow. Ze besloten op zoek te gaan naar een systeem wat hun processen samenbrengt. Gripp bleek uniek in het samenbrengen van de hoeveelheid verschillende processen in één systeem en zorgde daarmee voor gestroomlijnde processen.

Bij Summix werd een goedgekeurde offerte vaak nog mondeling doorgegeven aan een collega, waarna de opdracht handmatig werd aangemaakt in een ander systeem. “Voordat wij met Gripp werkten, hadden we eigenlijk best wel een versplinterd applicatielandschap. Één softwarepakket voor offertes, een voor CRM, een voor facturatie en een voor projectmanagement. Vervolgens moest ik letterlijk naar het bureautje van een collega toe om door te geven dat we een deal hadden gewonnen,” vertelt Berend Boshouwers, co-founder van Summix. En door die ruis vergaten we ook wel eens wat dingetjes.”

“Vervolgens moest ik letterlijk naar het bureautje van een collega toe om door te geven dat we een deal hadden gewonnen.”

Foutgevoelig
Daarna moest het nog ergens in een ander systeem worden ingevoerd. “Dat was super inefficiënt en foutgevoelig, vult zijn compagnon Jaap van Leent aan. “Dingen gaan gewoon fout. Er is een opdracht, die is wel uitgevoerd, maar bijvoorbeeld de rest op afbetaling is niet gefactureerd. Dat is gewoon ellende die je als ondernemer niet wil hebben.”

“Er is een opdracht, die is wel uitgevoerd, maar bijvoorbeeld de rest op afbetaling is niet gefactureerd. Dat is gewoon ellende die je als ondernemer niet wil hebben.”

Waarom Gripp?
Daarom besloot Summix op zoek te gaan naar een alles-in-één oplossing. Berend: “Gripp is wel echt uniek als je kijkt naar hoeveel verschillende processen samenkomen in één systeem. Dat is echt uniek als je kijkt naar andere tools. Die waren vaak goed in één onderdeel. “Ze waren misschien gelikter qua vormgeving”, benoemt Jaap, “maar in de praktijk minder gebruiksvriendelijk. Sommige pakketten waren heel beperkt in de manier waarop je ermee kan werken. Als je iets anders wil, dan was dat niet mogelijk. Bij Gripp ervaren we veel meer flexibiliteit in de manier waarop er gewerkt kan worden”. “We noemen dat wel eens de Summix way of working”, vertelt Berend: “De manier van werken die ons anders maakt dan andere bedrijven in onze branche.”

Van versnippering naar gestroomlijnde processen
Gripp heeft ons met name inzicht en overzicht gebracht. Informatie staat op één plek en we hebben beter zicht op hoe Summix ervoor staat”, aldus Jaap. “Als bedrijf heeft het ons vooral opgeleverd dat onze processen veel gestroomlijnd zijn”, vult Berend aan.

De gevolgen van beslissingen worden in Gripp automatisch zichtbaar: “Sinds we Gripp gebruiken, zijn we ons bewust van de invloed die beslissingen op plek A hebben op plek B en C”, vertelt Jaap. Berend: “Door continu activiteiten te monitoren en gesprekken direct in de timeline te verwerken, zijn we als team super op de hoogte van wat er speelt bij de partijen waar we mee in gesprek zijn. We kunnen op de projecten heel duidelijk zien hoeveel tijd ergens aan wordt besteed en waar iedereen mee bezig is.
Daarnaast kunnen we intern veel scherper sturen, bijvoorbeeld op de productiviteit van ons team. Dat is echt prettig werken.

“Ik denk dat Gripp mijzelf al een aantal uur per week bespaart en ik zou hetzelfde kunnen zeggen voor elke medewerker of eigenaar binnen Summix.”

En dat levert weer veel rust en zekerheid op. “Ik denk dat Gripp mijzelf al een aantal uur per week bespaart en ik zou hetzelfde kunnen zeggen voor elke medewerker of eigenaar binnen Summix. De communicatie onderling is veel makkelijker en sneller geworden”, legt Jaap uit. “Het voorkomt heel veel overbodige communicatie achteraf en de foutgevoeligheid die je steeds in je achterhoofd had, zoals: “Is dit al gedaan of niet?” Nu kunnen we dat gewoon zelf opzoeken.” Berend: We kunnen ons nu meer bezighouden met de inhoud van projecten en we weten zeker dat alles wat we voor onze klant willen doen, ook daadwerkelijk wordt gedaan. Gripp is echt de backbone van onze organisatie.” 

Samenwerking
Buiten dat Summix Gripp met veel plezier gebruikt, is er ook een mooie samenwerking ontstaan tussen Gripp en Summix. Jaap legt uit: “Via de API van Gripp kunnen wij alle data die in Gripp staat ontsluiten binnen Microsoft Fabric en daarmee kunnen wij vervolgens heel makkelijk data dashboards ontwikkelen.”  Berend: “Ik ben natuurlijk heel trots dat wij koppelpartner zjin van Gripp.” Bekijk meer over de samenwerking tussen Gripp en Summix op onze deze pagina.