Wat is een proforma factuur?



Een pro forma factuur of pro forma nota betekent letterlijk ‘voor de vorm’. Dit komt uit het Latijn. Het is geen officiële factuur, maar een voorbeeld, ofwel concept versie van de officiële factuur, na acceptatie van de offerte. Concept factuur is meestal de benaming voor intern gebruik. Proforma factuur is de benaming voor extern gebruik. De pro forma factuur is niet officieel en hoeft daarom niet betaald te worden, maar soms wordt hiermee wel een aanbetaling gedaan. Zie het als een orderbevestiging of aankondiging voor de officiële factuur.

Wanneer wordt een proforma factuur gebruikt?

Er zijn verschillende situaties waarin een proforma factuur van pas kan komen. Hieronder een aantal voorbeelden:

  • Een verkoopvoorstel specificeren. Bereidheid tonen dat je bepaalde producten of diensten voor die prijs wil leveren.
  • De klant kan deze nodig hebben om vergunningen aan te vragen.
  • Als een klant meer informatie wil over de officiële factuur, maar deze nog niet verstuurd kan worden omdat hij dan ook officieel in de boekhouding moet worden opgenomen.
  • Als er een aanbetaling nodig is voor een levering of opdracht. Hiermee kunnen ook eventuele risico’s verkleind of weggenomen worden.
  • Door middel van een tussenoptie ontstaat ruimte voor onderhandeling voor betaling.
  • Bij internationale handel. Als een product geïmporteerd of geëxporteerd moet worden kost dit soms extra geld. Aan de hand van een proforma factuur kan bepaald worden wat de kosten daarvoor zijn. (douanekosten etc.)
  • Als het product als abonnement wordt afgenomen
  • Als handelsfactuur voor producten zonder prijs. (Bijvoorbeeld samples, vervangen onderdelen, geschenken etc.)
  • Op basis van een proforma factuur kan de klant een documentair accreditief bij de bank openen.

Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een factuur?

Een proforma factuur geeft een indicatie van de officiële factuur, maar kan nog aangepast worden. Zo kun je de klant de kans geven om opmerkingen door te geven en aan de hand daarvan de officiële factuur opstellen. Een officiële factuur moet worden opgenomen in de boekhouding en moet volgens de wet binnen 30 dagen betaald worden, tenzij duidelijk anders afgesproken door alle betrokken partijen.

Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een offerte?

Een offerte lijkt qua inhoud erg op een pro forma factuur. Deze inhoud is alleen anders opgemaakt. De pro forma factuur lijkt wat betreft vormgeving op een factuur, enkel de naam en het nummer is aangepast. Om een zo realistisch mogelijk beeld te geven van de officiële factuur, zonder de regels die hieraan vasthangen, kan het fijn zijn om een proforma factuur te verzenden.

Hoe maak je een proforma factuur?

Een proforma factuur lijkt qua opzet erg op een normale factuur, maar er zijn enkele aanpassingen.

– Er moet duidelijk vermeld worden dat het om een proforma factuur gaat. Dit kan je simpelweg doen door ‘factuur’ in ‘proforma factuur’ te veranderen.

– De proforma factuur mag niet hetzelfde nummer hebben als de officiële factuur, omdat deze niet niet officieel is.
– Vermeld de datum waarop de factuur aangevraagd en opgemaakt is.

– In geval van export moet je vermelden waar de producten voor zijn: verkoop, retour, staaltje of gift.

– Als het product later weer wordt ingevoerd, kun je aangeven dat het gaat om een ‘tijdelijke uitvoer’.

– Voeg ook de juiste munteenheid en belasting voorwaarden toe.

Er zijn automatische software oplossingen die je kunnen helpen bij het maken van een proforma factuur. Zo kun je veel werkzaamheden automatiseren, waardoor je sneller kunt werken en niets belangrijks vergeet.

Moet je een proforma factuur betalen?

Een proforma factuur hoeft niet betaald te worden, maar het mag wel. In economisch verkeer is het wel gebruikelijk. Er kan ook een deel betaald worden, als er bijvoorbeeld een aanbetaling nodig is of als je risico’s wilt beperken. In dat geval wordt eerst een deel van het bedrag overgemaakt. Als de officiële factuur verzonden is, wordt het restbedrag betaald.

Hoe schrijf je proforma factuur?

Officieel schrijf je pro forma met een spatie ertussen. In het geval van ‘factuur’ wordt echter meestal proforma factuur gebruikt.

Gerelateerde termenBekijk alle begrippen
Wat is een PO nummer
Wat is SEPA
Wat is nacalculatie
Wat is een kwitantie
Wat is een inkoopfactuur
Wat is incasso
Wat is een creditfactuur
Wat is een spookfactuur

Krijg net als 2.000+ bedrijven ook Gripp op de zaak

  • Efficiënte, gestroomlijnde bedrijfsprocessen
  • Minder fouten, meer werkplezier
  • Sneller en verantwoord groeien
  • Datagedreven ondernemen

The proof of the pudding…

is in the eating. Probeer daarom Gripp bedrijfssoftware 14 dagen kosteloos uit. Geheel vrijblijvend. En zonder beperkingen. Aan de slag!
Probeer nu gratis

Geen creditcard nodig. Geen gedoe.