In de timeline, die je in Gripp vindt bij relaties, offertes, verkoop- en inkoopopdrachten, taken, verkoop- en inkoopfacturen en contracten, kun je notities aanmaken, activiteiten inplannen en je kunt er e-mails naar doorsturen. Op deze manier heb je alle relevante informatie over de relatie, offerte of opdracht netjes bij elkaar.
In de timeline kun je ook terugzien wanneer een offerte bijvoorbeeld online geopend of geaccepteerd is, wanneer deze is omgezet naar een opdracht en wanneer deze vervolgens gefactureerd is.
Notities
In het tabblad Notities kun je een korte notitie opnemen, eventueel met bijlage, om bijvoorbeeld te noteren dat je een klant hebt gesproken of om aanvullende informatie op te nemen bij je offerte of opdracht.
Activiteit
Een activiteit gebruik je, in tegenstelling tot taken, voor te plannen activiteiten die niet zijn te koppelen aan een specifieke taak in je offerte of opdracht, maar die je wel uitvoert voor een bepaalde relatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het nabellen of -mailen van een relatie, naar aanleiding van een verstuurde offerte die nog niet geaccepteerd is.
Wanneer je een activiteit gaat inplannen, dan kun je aangeven wanneer en voor wie je dit wilt inplannen, jezelf of een collega. Op het moment dat je de gewenste medewerker hebt geselecteerd, krijg je links de betreffende agenda in beeld. Zodra de activiteit is ingepland, dan wordt deze zowel in de agenda en capaciteitsplanning zichtbaar, als in het activiteitenoverzicht (via Planning > Activiteiten), als op de persoonlijke homepagina van de medewerker waarvoor de activiteit is ingepland.
@Mention
Wil je een specifieke medewerker op de hoogte brengen van een notitie of een activiteit in de timeline, dan kun je gebruikmaken van een @mention. Door een @ te typen en de (eerste letters van de) naam van de gewenste medewerker, verschijnt er een keuzeveld met daarin de namen van de medewerkers. Je kunt nu een medewerker selecteren. Vervolgens type je je bericht en sla je dit op. De medewerker die je genoemd hebt, ontvangt nu een notificatie (per e-mail, pop-up of in Slack, afhankelijk van de notificatie-instellingen) van deze notitie.
Onder het tabblad E-mail vindt je een e-mailadres dat je kunt gebruiken om alle relevante e-mails met betrekking tot de betreffende relatie, offerte, opdracht of factuur naar door te sturen. Op deze manier heb je écht alles bij elkaar. In het volgende support-artikel staat beschreven hoe dit precies in zijn werk gaat.