Soms heb je een spoedopdracht, die niet alleen snel geoffreerd en behandeld, maar ook snel betaald moet worden. Gripp kan je ondersteunen in dit proces dankzij Condities. Met condities kun je in Gripp eenduidig een aantal vooraf gedefinieerde voorwaarden toevoegen aan een offerte, opdracht en factuur, zodat al je medewerkers op de hoogte zijn van de afspraken
Aanmaken van condities
Om nieuwe condities toe te voegen, ga je naar Instellingen > tabblad Offertes > overzicht Condities en klik je op Bewerken. We nemen als voorbeeld het maken van een nieuwe conditie met de naam Spoed. Na een druk op de knop Toevoegen, verschijnt er een pop-up. De volgende velden kun je invullen (Gripp geeft zelf aan of velden verplicht zijn of niet en geeft bij een aantal velden extra uitleg):
- Naam: de naam zoals deze getoond wordt in de dropdowns op de diverse pagina's binnen Gripp. Hier vullen we in "Spoed".
- Offerte aantal dagen geldig: dit geeft aan wat de geldigheid is van de offerte en bepaalt de vervaldatum. We kiezen hier voor 3 dagen.
- Afwijkende voorwaarden offerte: Dit veld kan gebruikt worden op het offertedocument met de tag #afwijkendevoorwaarden#.
- Afwijkende voorwaarden opdracht: Dit veld kan gebruikt worden op het opdrachtdocument met de tag #afwijkendevoorwaarden#.
- Afwijkende betaaltermijn factuur: Dit optionele veld wordt gebruikt om de betaaltermijn van de factuur vast te leggen. Bij deze spoed-conditie kiezen we voor 1 dag. De vervaldatum van de factuur komt daarmee dus 1 dag na de factuurdatum te liggen. Door het simpelweg leeglaten van het veld wordt de normale betaaltermijn gehanteerd.
- Afwijkende betalingsvoorwaarden factuur: Door hier een tekst in te vullen, wordt de normale tekst met betalingsvoorwaarden overschreven.
Verloop van het traject
Bij het aanmaken van een offerte kun je de zojuist aangemaakt conditie kiezen. Bij het verzenden van de offerte wordt de offertedatum bepaald, en tevens de vervaldatum (3 dagen na de offertedatum). De offerte wordt omgezet naar een opdracht en uiteindelijk gefactureerd. De ingestelde condities worden tijdens deze twee stappen meegenomen, maar zijn ook nog te wijzigen. Bij het verzenden van de factuur wordt de vervaldatum bepaald aan de hand van de conditie en wordt gekeken of er een afwijkende voorwaardentekst gebruikt moet worden. De conditie van de factuur zelf kan niet meer gewijzigd worden vanaf het moment dat deze verzonden is.
Conditie voor aanbetalingen
Het is mogelijk een aparte conditie te gebruiken voor je aanbetalingen, omdat je voor aanbetalingen bijvoorbeeld afwijkende betalingsvoorwaarden wilt hanteren. Je maakt deze conditie op dezelfde manier aan zoals hierboven beschreven en slaat de pagina op. Nadat je de pagina hebt opgeslagen is het mogelijk het vakje onder 'Gebruik bij aanbetalingen' aan te vinken. Je kunt hier slechts één optie aanvinken. Alle aanbetalingen worden nu standaard aangemaakt met gebruik van deze aanbetalingsconditie.
