Scan & Herken

Wanneer een factuur niet voorzien is van een UBL-bijlage (.XML), kan Gripp je dankzij Scan & Herken alsnog helpen met het (gedeeltelijk) inboeken van een factuur. Gripp herkent facturen in de bijlage van een e-mail in PDF-formaat. Daarnaast herkent Gripp ook (duidelijke) scans van facturen en bonnetjes in JPEG-, TIFF- of PNG-formaat.

Gripp probeert in alle gevallen de bedrijfsnaam, het KvK-nummer en de bedragen van de factuur te herkennen, uitgesplitst naar BTW-tarief. Daarnaast zullen ook de instellingen van de gevonden relatie worden overgenomen, zodat de betalingswijze, vervaldatum, grootboek en kostenplaats direct goed staan ingesteld. Het enige wat je nog hoeft te doen, is controleren of alles correct is. Het inboeken van een inkoopfactuur wordt daarmee ook zonder UBL een fluitje van een cent!

Activeren van Scan & Herken

Het activeren van Scan & Herken kan eenvoudig via je profielfoto > 'Mijn Account, waar je onder 'Abonnement & opties' het schuifje aanzet bij 'Scan & Herken'. Klik ten slotte rechtsboven op de groene knop 'Wijzigingen doorvoeren...'.

Kosten

Aan Scan & Herken zijn kosten verbonden per verwerkt document. Een overzicht van al onze tarieven is te vinden op onze prijzenpagina. Deze kosten worden maandelijks op de abonnementsfactuur in rekening gebracht.

Let op: Alle documenten die naar de inbox gestuurd worden, kunnen mogelijk gescand worden, met bijhorende kosten. We raden daarom aan om aan je leveranciers door te geven om het speciale inbox-mailadres alleen te gebruiken voor de originele inkoopfactuur. Herinneringen en andersoortige documenten moeten niet naar de inbox worden verstuurd.

Tip: Voorzie al je leveranciers van het juiste 8-cijferige KvK-nummer (inclusief eventuele voorloopnullen). Zo kan Gripp direct de juiste relatie aan je inkoopfactuur koppelen. Wanneer een relatie met een bepaald KvK-nummer niet gevonden kan worden, dan maakt Gripp de leverancier automatisch nieuw aan.

Handige apps voor het scannen van je documenten

The Grizzly Labs - Genius Scan - PDF Scanner
Scan onderweg je papieren documenten en exporteer deze als PDF-bestanden met meerdere pagina's. Plaats een willekeurig document voor de camera van je apparaat. Onze scannerapp herkent het papier automatisch tegen de achtergrond en snijdt de afbeelding bij. Zo houd je alleen een goed leesbare document over. Met batch scannen kun je in enkele seconden tientallen pagina's scannen. Handige hulpmiddelen helpen je bij het organiseren, delen en archiveren van je documenten. Vind hier de app voor Apple en Android.
Notities-app in iOS 11
Lekker aan het opruimen? Met de Notities-app in iOS 11 kun je documenten scannen. Weg met al die rondslingerende formulieren en kassabonnen! Er zijn al heel veel scannerapps beschikbaar voor de iPhone en iPad, maar vanaf iOS 11 kun je dit standaard doen vanuit de Notities-app. Hierdoor kun je eenvoudig papieren documenten digitaliseren. De Notities-app herkent automatisch een document, maar je kan deze ook handmatig bijsnijden. Meer informatie vind je hier.