Wanneer je een klant periodiek, bv. maandelijks, een factuur wilt sturen of regelmatig een terugkerende opdracht uitvoert voor een klant, dan kun je hier een contract voor maken. Vanuit dit contract worden deze facturen of opdrachten automatisch periodiek gegenereerd. Deze periodieke productregels kun je al opnemen in je offerte, dat scheelt je tal van handelingen en een hoop tijd.
Terugkerende opdrachten
In de offerte geef je per productregel aan wat Gripp hier in de toekomst mee moet doen. Stel bijvoorbeeld de optie ‘contractregel die periodiek een nieuwe opdracht aanmaakt’ in. Onze bedrijfssoftware maakt vervolgens iedere gewenste periode een nieuwe opdracht aan. Wil je niet iedere keer een nieuwe opdracht, maar juist in dezelfde opdracht blijven werken? Kies dan voor ‘contractregel die periodiek een bestaande opdracht aanpast en taken aanmaakt’.
De vijf contractregels:
1. Contractregel die periodiek een nieuwe factuur aanmaakt.
2. Contractregel die een regel eenmalig toevoegt aan de eerstvolgende factuur.
3. Contractregel die periodiek een nieuwe opdracht aanmaakt.
4. Contractregel die een regel eenmalig toevoegt aan de eerstvolgende opdracht.
5. Contractregel die periodiek een bestaande opdracht aanpast en taken aanmaakt.
1. Contractregel die periodiek een nieuwe factuur aanmaakt.
2. Contractregel die een regel eenmalig toevoegt aan de eerstvolgende factuur.
3. Contractregel die periodiek een nieuwe opdracht aanmaakt.
4. Contractregel die een regel eenmalig toevoegt aan de eerstvolgende opdracht.
5. Contractregel die periodiek een bestaande opdracht aanpast en taken aanmaakt.
Periodiek factureren
Wanneer je geen specifieke werkzaamheden hoeft uit te voeren, maar enkel terugkerende kosten wilt factureren, kies je voor een periodieke factuur en selecteer je de optie ‘Contractregel die periodiek een nieuwe factuur aanmaakt’. In de ‘instellingen’ stel je als frequentie in dat de factuur bv. iedere maand aangemaakt moet worden. Je ziet de factuur nu iedere maand vanzelf verschijnen in het tabblad conceptfacturen. Zo bepaal je nog altijd zelf of een factuur wel of niet naar de klant mag en houd jij de regie in handen.
Wil je eenmalig kosten doorberekenen/werkzaamheden toevoegen aan je periodieke factuur/opdracht, neem een productregel dan als eenmalig op in je contract (zie contractregels 3 en 5). Je vindt deze productregel enkel terug op de eerstvolgende factuur/opdracht, bij iedere volgende factuur/opdracht zijn enkel de periodieke regels opgenomen.
De frequentie waarop je een nieuwe opdracht start of factuur verstuurt verschilt per klant. In Gripp heb je de keuze uit weken, maanden, kwartalen en zelfs jaren.