Slimmer werken, slimmer helpen

Bureau Tromp helpt bedrijven en organisaties om slimmer te werken, zodat er meer tijd overblijft om aandacht aan klanten te geven. De Lean consultants van het Amsterdamse bureau helpen klanten om te focussen op werkzaamheden, die waarde toevoegen voor de klant. Door te kiezen voor de slimme, online bedrijfssoftware van Gripp maakte Bureau Tromp zelf ook een belangrijke stap in het slimmer werken.

“We zijn een jong en snel groeiend bedrijf en kijken daarom ook kritisch naar de manier waarop we onze eigen processen hebben ingericht,” licht Bas Kooijman, partner bij Bureau Tromp toe. We waren gewend om heel veel zelf te doen, in Excel en Word. Zo maakten we bijvoorbeeld handmatig facturen in Word, op basis van urenregistraties in Excel. Met een rekenmachine werd het juiste factuurbedrag berekend, waarna het Word-document werd geconverteerd naar een PDF-document. Dit was erg omslachtig en tijdrovend. Daarnaast was deze methode foutgevoelig,” aldus Kooijman, die daarom in 2014 op zoek ging naar een pragmatisch online softwarepakket. “Met dit pakket moest het mogelijk worden om een groot aantal zaken slimmer en eenvoudiger te organiseren, van onze boekhouding en factuurverwerking tot en met CRM-zaken.”

“De factuurverwerking is dankzij Gripp een fluitje van een cent”

Één druk op de knop

Na een zorgvuldige oriëntatie koos Bureau Tromp uiteindelijk voor Gripp. “De bedrijfssoftware van Gripp is zeer compleet en bovendien praktisch en gebruiksvriendelijk.” Kooijman en zijn collega’s gebruiken het pakket inmiddels voor een veelheid aan zaken. “De factuurverwerking is nu een fluitje van een cent. We regelen dit nu als het ware met één druk op de knop. Dit is een grote verbetering ten opzichte van de oude situatie.” Als voorbeeld noemt Kooijman de Lean-trainingen van Bureau Tromp. “Hiervoor melden mensen zich via internet aan. Door middel van een koppeling met onze API lopen deze gegevens nu automatisch het Gripp-systeem in. We hoeven slechts de juiste deelnemer en de juiste training in het systeem te selecteren en automatisch rolt de juiste factuur eruit.”

Overzicht en tijdsbesparing

Ook de omzetontwikkeling monitort Kooijman met behulp van de rapportages, die het Gripp-pakket genereert. “Daarnaast registreren onze consultants, maar ook onze andere medewerkers er hun uren mee. Al met al hebben we dankzij Gripp een veel beter overzicht over ons bedrijf tot stand gebracht.” Het uitbrengen van offertes is veelal maatwerk, legt Kooijman uit. Voor de minder gecompliceerde offertes maakt Bureau Tromp gebruik van Gripp. “Dat werkt uitstekend en bespaart ons tijd.” Elk klantcontact wordt door Kooijman en zijn collega’s in Gripp vastgelegd. “Dit is heel handig voor de andere collega’s, als die eens bij een klant langs gaan.”

“Als je telefonisch contact opneemt, krijg je direct een Gripp-medewerker aan de lijn. Ze nemen echt de tijd voor je en helpen je echt.”

Klantgerichte instelling

Naast de compleetheid van de bedrijfssoftware, valt Kooijman de klantgerichte instelling van Gripp op. “Als je telefonisch contact opneemt, kom je niet in een keuzemenu terecht, maar krijg je direct een Gripp-medewerker aan de lijn. Ze nemen echt de tijd voor je en helpen je echt.”